Riunioni a cui non partecipano le persone ma i loro ologrammi. Sedie “intelligenti” che forniscono informazioni relative alla postura tenuta nello svolgimento delle attività quotidiane. Wearable devices che dialogano con pc e smartphone. Queste innovazioni potrebbero sembrare fantascienza, ma in realtà busseranno presto alla porta delle aziende contribuendo alla trasformazione degli ambienti di lavoro.
I prossimi anni saranno quindi caratterizzati da profondi cambiamenti: da una ricerca commissionata da Ricoh Europe e condotta da Coleman Parkes Research è emerso come oltre la metà dei dipendenti europei coinvolti nello studio sia convinta che nel corso del prossimo decennio saranno disponibili negli uffici strumenti interattivi touch (69% del campione), sistemi di riconoscimento vocale utilizzati per svolgere le proprie attività (60%) e occhiali per la realtà aumentata (56%).
Quali saranno quindi le caratteristiche degli uffici del futuro? In che modo cambiano gli spazi e l’ergonomia del posto di lavoro? Quali sono gli effetti della digitalizzazione nelle interazioni tra le persone?
Nello studio “Il futuro degli ambienti di lavoro”, sponsorizzato da Ricoh Europe e realizzato dall’Economist Intelligence Unit, esperti e manager si sono confrontati su queste tematiche. Condivisione, Community e Comfortsono alcuni degli aspetti chiave che miglioreranno il modo di lavorare, a patto che le aziende riescano ad adottare una visione sistemica che comprenda tecnologie, persone, processi e cultura aziendale.  
Negli ambienti di lavoro di oggi le persone hanno sempre più bisogno di interagire con altre persone. In questo contesto le tecnologie per la collaboration e la trasformazione digitale facilitano la comunicazione, lo scambio di idee e la creazione di reti di competenze. Collaborazione, sottolineano gli esperti coinvolti, non solo tra colleghi, ma anche tra aziende diverse. Lo studio mette infatti in evidenza come si stiano creando network che coinvolgono professionisti di diverse organizzazioni. Tali ecosistemi, che stimolano la creatività e la cultura del lavoro collaborativo, devono essere pensati all’insegna della flessibilità. Quest’ultima dovrebbe diventare una caratteristica imprescindibile degli ambienti di lavoro. Infatti, secondo Cary Cooper, docente di Psicologia del lavoro alla Lancaster University che ha partecipato allo studio Ricoh, i dipendenti si aspettano che la propria azienda metta a loro disposizione tecnologie che consentano di lavorare in maniera flessibile, secondo il concetto di smart working, e di collaborare per sviluppare nuove idee.
Nelle aziende nasce quindi un nuovo concetto di ufficio: da un lato le tecnologie contribuiscono a rendere più virtuale lo spazio di lavoro e, dall’altro, il layout degli spazi fisici nelle imprese si trasforma con l’obiettivo di incoraggiare il lavoro collaborativo, l’interazione e la creatività. Il successo dei network di competenze sopra citati dipende anche da quanto le aziende riusciranno ad adattare gli ambienti di lavoro all'evoluzione delle esigenze delle persone.
Secondo Graham McClements, architetto presso lo studio inglese BDP coinvolto nella ricerca Ricoh, dovrebbe essere posta meno enfasi sulla classica scrivania e più attenzione agli spazi comuni in modo che le persone e le community possano interagire e collaborare a vantaggio della produttività dell’azienda.
Sempre a proposito dei nuovi spazi di lavoro, Alan Hedge, Direttore del laboratorio di Ergonomia e Fattori Umani alla Cornell University (USA), ha messo in evidenza l’importanza dell’interazione tra l'uomo e la tecnologia progettuale in una sorta di ergonomia totale. I driver di questa tendenza riguardano la possibilità di accedere rapidamente alle informazioni – si pensi ad esempio all’interazione con i materiali e le superfici che ci circondano – e di aumentare il benessere delle persone con un impatto positivo sulla loro soddisfazione e di conseguenza sulla produttività dell’azienda.