Ricoh Europe ha lanciato i Meeting Room Services, un'offerta integrata di servizi di consulenza, installazione e supporto che aiuta le imprese ad aumentare l’efficacia e l’efficienza delle sale riunioni. 
Basati su una partnership globale con Condeco, azienda che opera nella fornitura di tecnologia per la gestione delle risorse per sale riunioni, i Meeting Room Services di Ricoh raccolgono in tempo reale i dati di effettivo utilizzo delle sale meeting per evidenziare opportunità di razionalizzazione.
Sulla base dei dati raccolti, gli specialisti Ricoh sviluppano un progetto per migliorare il layout delle sale riunioni e il sistema per la prenotazione delle stesse. Con il supporto di Ricoh, le imprese possono ottimizzare l’utilizzo degli spazi adibiti a sale riunioni, aumentare la produttività e potenzialmente ridurre i costi di affitto degli spazi. 
Grazie alla tecnologia Condeco i clienti Ricoh possono tenere traccia di quando vengono impegnate le sale riunioni e per quanto tempo. Questi dati possono essere visionati anche dai dipendenti in modo che siano sempre informati in merito alle disponibilità. In questo modo i meeting possono essere organizzati più rapidamente a vantaggio della produttività.   
Per migliorare le gestione delle sale Ricoh fornisce una soluzione integrata e completa per la prenotazione delle sale e l’invio di messaggi a destinatari predefiniti per la gestione di altri servizi come ad esempio parcheggi per i visitatori o servizi di catering.
Coloro che organizzano il meeting possono inoltre verificare la disponibilità di sistemi per la collaborazione remota, come ad esempio la videoconferenza; questo si traduce in una riduzione dei costi e dell’impatto ambientale poiché si riducono i viaggi di lavoro.  I responsabili monitorano l’utilizzo delle risorse, mentre i dipendenti possono prenotare rapidamente una sala, gestire le assenze, iniziare una riunione e notificarne la fine semplicemente utilizzando il badge aziendale oppure inserendo un codice PIN mediante lo schermo touch screen di Condeco installato in ogni meeting room. Per una maggiore precisione è inoltre possibile aggiungere sensori wireless per monitorare da remoto l’utilizzo effettivo della sala.  
I Meeting Room Services prevedono inoltre sistemi di digital signage installati alla reception in modo che i visitatori possano controllare dove sia ubicata la sala meeting in cui devono recarsi. Le informazioni si aggiornano mediante un sistema basato su web e questo rappresenta una alternativa più efficace rispetto ai sistemi tradizionali di indicazione delle sale.  
Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe, afferma: “L’aumento dei costi degli spazi fa crescere le spese operative per le aziende di molti settori. Per alcune realtà i costi per una meeting room possono superare i 15.000 euro all’anno e sappiamo che di solito lo spazio rimane inutilizzato per la metà del tempo. I Meeting Room Services di Ricoh risolvono queste problematiche aumentando il tempo di utilizzo degli spazi e migliorando la gestione delle prenotazioni. Con il nostro supporto mirato le aziende possono fornire ai dipendenti spazi di lavoro più funzionali. Oltre a supportare la bottom line questo aumenta la produttività rendendo l’organizzazione dei meeting più semplice e rapida”.
“L’ottimizzazione della gestione delle sale riunioni risolve molte problematiche relative all’impiego degli spazi. Questa ottimizzazione non si basa solo su sensazioni, ma su dati e informazioni in tempo reale relativi all’utilizzo delle risorse” – puntualizza Paul Statham, CEO of Condeco. “Unendo l’analisi dei dati in tempo reale fornita dalla tecnologia Condeco e l’expertise di Ricoh nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro le organizzazioni possono beneficiare di una soluzione completa che li aiuta a valorizzare le sale riunioni”.