Da una ricerca realizzata da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh emerge come le aziende del nostro Paese abbiano implementato tecnologie innovative, come ad esempio il cloud computing, ma non riescano a fare leva sull’IT per migliorare i processi documentali.  
Le aziende di tutta Europa stanno cercando nuovi modi per competere in un mercato molto diverso da quello a cui erano abituate e in cui entrano in gioco nuove sfide come ad esempio i Big Data. Questo contesto impatta sulle modalità di gestione dei processi documentali e non sempre le imprese sono in grado di destreggiarsi tra le nuove tendenze e di adottare un approccio strategico a lungo termine. I responsabili aziendali non sono ancora riusciti a far combaciare i pezzi del ‘puzzle’ documentale e a sfruttare a pieno le potenzialità delle tecnologie. Questo è quanto emerge da alcune ricerche a livello europeo condotte da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh.  
Come si collocano le aziende italiane in questo contesto? Con quali sfide si stanno confrontando? Sono riuscite a innovare i processi documentali e a massimizzare l’utilizzo delle tecnologie?  
Per quanto riguarda i fattori che stanno impattando sul document management, in Italia la gestione di molteplici fornitori e le nuove tecnologie, incluso il cloud computing, sono indicate dalla quasi totalità del campione (97%) come i due principali fattori che stanno trasformando la gestione documentale. Il 96% delle aziende italiane del campione, la percentuale più alta di tutta Europa, è convinto che anche i cambiamenti demografici nelle imprese si traducano in nuovi modi di lavorare e di gestire le informazioni.  
In questo nuovo contesto, le aziende hanno affermato di non essere ancora riuscite a garantire che i processi documentali siano sicuri, ecosostenibili, efficienti, efficaci e tali da permettere la condivisione delle informazioni. La situazione italiana risulta essere particolarmente critica, con percentuali più basse rispetto alla media europea: solo il 22% delle aziende del campione italiano afferma di essere riuscito a implementare processi documentali sicuri e solo il 25% pensa di aver superato la sfida della sostenibilità.
La situazione non appare migliore dal punto di vista dei costi: solo il 29% del campione ha reso i processi documentali efficaci dal punto di vista economico. Le aziende del nostro Paese incontrano difficoltà anche nella condivisione delle informazioni e solo il 29% del campione italiano è riuscito a raggiungere questo obiettivo.  
Appare chiaro che i responsabili delle aziende italiane si trovano di fronte a problematiche legate a molti più fattori rispetto a quelli che entravano in gioco qualche anno fa. Pertanto, le aziende devono riuscire a ottimizzare i processi per tenerli al passo con i cambiamenti in atto e fare in modo che siano in grado di supportare l’organizzazione, che si trova ad operare in un contesto sempre più complesso.