Nonostante i workplace analytics di workplace costituiscano un aspetto relativamente recente per ciò che concerne la disciplina dell'analisi dei dati, stanno conquistando sempre più attenzione da parte dei responsabili di business, dell'IT e delle risorse umane. In sostanza, i workplace analytics implicano l'acquisizione e l'analisi di dati raccolti sulla forza lavoro di un'organizzazione. E la conseguente concretizzazione di azioni e strategie basate su tali dati.

Come ormai appurato, il "luogo di lavoro" moderno ha subito una sostanziale trasformazione rispetto a quello che era solo due anni fa. Ma è cambiato anche il modo in cui lavoriamo e, soprattutto, il modo in cui pensiamo al lavoro come parte di una più ampia esperienza umana. La riapertura degli uffici di molte organizzazioni, dopo le chiusure prolungate indotte dalla pandemia, obbliga i datori di lavoro a nuove considerazioni, opzioni e strategie per far fronte alle nuove preferenze lavorative espresse dai dipendenti.

Proprio in questo contesto, le evidenze del nostro ultimo Global Workplace Report mostrano una divergenza di pensiero sul futuro delle modalità lavorative tra i responsabili di business e i dipendenti: il 79% delle organizzazioni, infatti, crede che i dipendenti preferiscano lavorare in ufficio, ma solo il 39% di questi vorrebbe effettivamente lavorare in sede a tempo pieno.

In base a quelli che sono oggi i criteri di scelta dei dipendenti nei confronti del posto di lavoro, dettati soprattutto dalle necessità di aver un migliore bilanciamento lavoro-vita privata, dai tempi di percorrenza per raggiungere l'ufficio e dallo scopo e dai valori aziendali, le valutazioni dell'ambiente di lavoro, i punteggi Net Promoter e l'analisi del sentiment possono aiutare a stabilire un punto di riferimento nell'Employee eXperience (EX) e fornire dati e informazioni alle aziende per guidare le giuste intuizioni a favore di un maggiore benessere dei dipendenti.

I dipendenti vogliono essere riconosciuti e valorizzati come individui, non solo come risorse, e stanno dando la priorità al loro benessere, alla socialità e alla condivisione. Pertanto, si aspettano che i datori di lavoro facciano lo stesso e li supportino nel raggiungimento di questi obiettivi. Le organizzazioni dovrebbero quindi riflettere sulle esigenze delle proprie persone sia da un punto di vista tecnologico sia di quello del benessere personale.

Il ruolo della tecnologia

Senza le corrette tecnologie abilitanti, le modalità di lavoro a distanza non saranno sostenibili nel lungo periodo e, attualmente, le infrastrutture di collaborazione, di rete e di sicurezza della maggior parte delle aziende non sono state progettate in quest’ottica. Una situazione che viene convalidata dai risultati del nostro Report secondo i quali molte delle aziende devono svolgere un lavoro di abilitazione tecnologica per colmare il divario tra le aspirazioni e le reali efficienze del lavoro ibrido.

Quasi due organizzazioni su tre (66%), infatti, affermano che le connessioni Internet di livello aziendale sono un'ulteriore misura necessaria a supporto dei lavoratori remoti e ibridi. Il 9% ha bisogno di implementare dispositivi mobili (laptop, tablet, ecc.). Il 54% necessita di condurre valutazioni dell'ambiente di lavoro. Il 51% ha l’esigenza di implementare speciali strumenti di sicurezza informatica.Nello specifico, per quanto riguarda la cybersecurity, è utile sottolineare che per il 79% delle organizzazioni è più difficile individuare i rischi per la sicurezza IT e aziendale causati dai dipendenti in modalità remota, mentre il 55% sostiene di aver dovuto ripensare completamente la propria sicurezza IT per rispondere ai requisiti delle modalità di lavoro ibride. Inoltre, solo il 43% dei dipendenti è sicuro che le informazioni aziendali siano realmente protette quando lavorano da casa.

Guardare al benessere

Oltre alla dotazione tecnologica necessaria, le organizzazioni devono valutare in modo più esteso come supportare i dipendenti che lavorano da remoto. Sebbene i requisiti e le normative in materia di salute e sicurezza varino nei diversi paesi, esistono delle best practice a cui le aziende posso far riferimento per lo sviluppo, divulgazione e attuazione delle policy di remote working.

Tuttavia, i risultati del nostro Report rivelano che, in generale, gli stanziamenti per attrezzare gli uffici domestici sono inadeguati, lasciando ai dipendenti l’onere di colmare le lacune con le proprie soluzioni (non necessariamente approvate), che possono introdurre rischi sia per la cybersecurity sia per la salute e sicurezza personale.

Agire sulla base di una chiara visione delle prospettive dei dipendenti viene reso più difficile dalla mancanza di una raccolta completa di dati e informazioni utili. Sebbene le organizzazioni stiano già sfruttando alcuni analytics – tra cui i sondaggi di Voice of Customers e il monitoraggio dell’adozione e della soddisfazione dei dipendenti nei confronti degli strumenti informativi a disposizione - questi potrebbero non essere sufficienti per avere una percezione multidimensionale del coinvolgimento, del benessere e dell'esperienza complessiva dei dipendenti.

Ponderare il livello di adozione e di utilizzo della collaboration e di altri strumenti digitali si dimostra utile e rilevante solo se si comprende anche il sentiment, che si cela dietro i dati, e si dispone di un processo strutturato per rivedere regolarmente policy e pratiche e agire in base ai feedback ricevuti. Proprio in questo contesto, riteniamo che i workplace analytics possano svolgere un ruolo fondamentale nell'assistere le organizzazioni nella raccolta, analisi, organizzazione e condivisione delle conoscenze con tutta l’azienda.

I workplace analytics consentono di raccogliere dati molto più dettagliati sui dipendenti e sulle loro modalità lavorative, indipendentemente dal luogo in cui si trovano, aiutando, per esempio, le organizzazioni a comprendere: il tempo utilizzato per le riunioni, il volume e la frequenza degli scambi di emaile chat, la natura, l’assiduità e l'efficacia delle interazioni dei dipendenti con i propri superiori.

Queste informazioni possono essere utilizzate dai team IT e dalle risorse umane per identificare le aree di ottimizzazione e investimento. Inoltre, data la persistenza del processo di raccolta dati, è possibile rivedere e adattare le aree di intervento in tempi più brevi, beneficiando così di un ciclo di miglioramento continuo.Oltre agli aspetti tecnologici e produttivi, un altro elemento di rilievo è la misurazione del coinvolgimento dei dipendenti, che introduce nuovi processi per consentire alle organizzazioni di ottenere una visione reale di come le persone si sentono riguardo al proprio lavoro, un aspetto particolarmente importante per soddisfare le nuove aspettative introdotte dagli scenari di lavoro ibrido e remoto.

Un divario da colmare

La visione puntuale del sentiment dei dipendenti può essere arricchita da approfondimenti più dettagliati, attuali e contestualizzati. I workplace analytics, infatti, consentono di impostare e distribuire istantanee rapide, mirate e altamente personalizzate ai reparti o ai team, su base giornaliera o settimanale. Tutto questo, automatizzando i processi di raccolta, analisi e sintesi dei feedback ricevuti. I risultati così ottenuti potrebbero servire come indicazioni a supporto dei processi decisionali e degli investimenti tecnologici, delle politiche del personale e di qualsiasi altra area che necessita di miglioramenti.

In questo senso, i migliori risultati di workplace analytics si ottengono dall’integrazione dei principali sistemi informativi aziendali (piattaforme HR, di vendita, ecc.), ad esempio, integrando la soluzione di workplace analytics con il CRM di vendita e con il cloud di collaboration, per garantire che la quantità di tempo e l’impegno dei commerciali impiegati nelle attività (riunioni, e-mail) focalizzate sul cliente siano commisurati al ritorno economico.

Un invito dunque a cambiare la mentalità, modificando il nostro ”essere” incentrato sulle azioni in un '”essere” basato sui risultati. Quello che è importante non è ciò che facciamo per migliorare il luogo di lavoro, ma come effettivamente avvantaggia la forza lavoro e questo non è possibile senza un approccio maturo in grado di misurare il sentiment dei dipendenti. Indubbiamente, c'è un maggiore livello di consapevolezza riguardo al fatto che le strategie di workforce immature porteranno al malcontento dei dipendenti e che il lavoro dovrebbe essere guidato da ciò di cui le persone hanno effettivamente bisogno.

Massimo Sanna è Principal Solution Architect, Customer Experience and Digital Workplace per NTT Ltd