Konica Minolta, più agilità e controllo nella gestione dei contratti
Tuttora la gestione dei contratti è talvolta trascurata, con possibili rischi connessi ai processi manuali, ma una nuova soluzione ne gestisce l’intero ciclo di vita, dall’avvio fino all’archiviazione
La gestione dei contratti in digitale consente di ottimizzare i processi, semplificare le attività e ottenere maggiore efficienza nel flusso di lavoro. Con il processo digitale, evidenzia una nota, tutte le sfide dell’elaborazione manuale vengono rimosse. La digitalizzazione dei contratti semplifica l’archiviazione e il recupero delle informazioni, inserendo i contratti in un unico database centrale. I contratti possono essere firmati digitalmente, con DocuSign, anche fuori dall'ufficio, utilizzando l'applicazione mobile della soluzione M-Files.
Non solo: le principali parti interessate possono anche ricevere notifiche automatiche relative a eventi contrattuali chiave, come le date di scadenza e rinnovo, e i controlli di accesso sicuri possono essere facilmente configurati e applicati per ruoli, team e progetti per garantire che i contratti e gli accordi importanti possano essere accessibili o modificati solo dai membri autorizzati del team.
La soluzione M-Files Contract Management di Konica Minolta comprende funzioni specifiche per l'avvio del contratto, la stesura, la negoziazione, la revisione, l'approvazione e la firma digitale, il rinnovo e l’archiviazione. Il tutto gestito con assegnazioni alle persone di riferimento corrette e relative notifiche, nonché la possibilità di organizzare dinamicamente i contratti per clienti, fornitori e progetti grazie a dashboard dinamici che consentono di visualizzare rapidamente lo stato del contratto e le tappe fondamentali. In questo modo, la ricerca e il recupero delle informazioni sono altamente efficienti.
Infine, il sistema supporta la conformità e la protezione dei dati attraverso l’autorizzazione e i diritti di recesso personali: un livello di sicurezza che supera di gran lunga l’archivio cartaceo convenzionale.
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