Lexmark: non trascurare la sicurezza di stampa nella trasformazione digitale

Nella nuova normalità di lavoro a distanza o ibrido, è importante disporre di soluzioni di print management che includano la sicurezza già in fase di progettazione, spiega Giancarlo Soro, AD di Lexmark Italia

Sicurezza Trasformazione Digitale Cloud
A poco più di un anno di distanza dai primi lockdown dettati dalla pandemia Covid-19, è tempo per qualche bilancio. Il ricorso massiccio a modalità di lavoro a distanza, incentrato sugli strumenti cloud, e l’accelerazione repentina dei processi di digital transformation hanno forse fatto passare in secondo piano le irrinunciabili esigenze di sicurezza.

ImpresaCity ne ha parlato con Giancarlo Soro, amministratore delegato di Lexmark Italia, per approfondire come conciliare le diverse esigenze che si evidenziano nella nuova normalità che stiamo vivendo.  “Non c’è dubbio che il cloud sia essenziale in un’ottica di continuità di business, e infatti non c'è da stupirsi della sua crescente diffusione nel corso del 2020”, esordisce Soro, citando tra gli altri uno studio di PWC che rivela come “gli investimenti delle aziende nel cloud siano aumentati del 37% nel primo trimestre dell’anno scorso per consentire ai dipendenti di lavorare da remoto o in modo flessibile”.  

In sostanza, si è puntato a “garantire l’accesso alle informazioni e alle risorse aziendali critiche, indipendentemente da dove viene svolta l’attività lavorativa”, prosegue Soro, evidenziando però che “con il progressivo decentramento dell’IT la sicurezza dei dispositivi connessi, soprattutto quelli di stampa, riveste un ruolo fondamentale nel percorso di trasformazione digitale intrapreso dalle aziende. Questo vale, soprattutto, per quei settori in cui la stampa rappresenta un aspetto cruciale per i processi aziendali, come per esempio nel Legal, nella Sanità, nella produzione o nella logistica”.

lexmark giancarlo soroGiancarlo Soro, Amministratore Delegato di Lexmark Italia

La questione della sicurezza

È un fatto che “la protezione di una flotta di stampanti contro le minacce informatiche può richiedere molto tempo ed essere complessa anche quando gli uffici sono aperti, con la maggior parte dei dipendenti si trova sul posto: compiti come la gestione manuale delle risorse e la configurazione dei dispositivi sono inefficienti e soggetti a errori. Inoltre, l’installazione individuale dei certificati dei dispositivi richiede tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad altre attività, in quanto è necessario monitorare di continuo le stampanti per garantire il rispetto delle policy di sicurezza”, fa notare Soro.  

Ma c’è di più: “non è solo l’errore umano a mettere un’organizzazione a rischio di violazioni della sicurezza. Come qualsiasi altro dispositivo connesso, le stampanti sono potenziali punti di ingresso per i malintenzionati. Molte aziende non sono consapevoli del fatto che i dati memorizzati sui server o sul disco rigido di una stampante tradizionale possono essere trasferiti in modo non criptato sulla rete durante la stampa e, senza stabilire workflow alternativi, potrebbero essere inviati alle stampanti in luoghi non sicuri”, spiega Soro. 

La sintesi è presto fatta: “con una forza lavoro da remoto e meno personale in un ufficio, vi è un elevato rischio che la manutenzione e gli aggiornamenti chiave di una flotta di stampanti non avvengano in modo regolare, a meno che non siano automatizzati o gestiti da remoto, e che i documenti contenenti informazioni sensibili possano essere lasciati incustoditi nel vassoio della stampante”, avverte Soro. 

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Sicurezza intrinseca

Ecco perché i motivi per i quali sarebbe opportuno migrare l’infrastruttura di stampa nel cloud sono più di uno: “una robusta soluzione software di print management basata su cloud, progettata con particolare attenzione alla sicurezza serve per semplificare la gestione della configurazione dei dispositivi su una flotta di stampanti in rete, scalabile fino a migliaia di device”, spiega Soro, sottolineando che “gli amministratori IT dovrebbero essere in grado di configurare una flotta con le password dei dispositivi o l’autenticazione di rete per garantire una gestione da remoto sicura e cambiare facilmente gli accessi su tutta la flotta per soddisfare le rotation policy”.  

Il perché è presto detto: “garantire conformità e operatività comporta che vi sia l’esigenza di gestire le autorizzazioni degli utenti o i permessi basati sui ruoli. Ciò può significare limitare le funzionalità del dispositivo solo a determinati utenti o gruppi e impedire a chi non è autorizzato di modificare le impostazioni del device e quelle di sicurezza. Inoltre, per ridurre la superficie di attacco, è possibile abilitare o disabilitare porte e protocolli, e impostare automaticamente i dispositivi per registrare le informazioni sull’utilizzo”, evidenzia Soro. 

Non solo: “nel lavoro da remoto è fondamentale consentire una stampa sicura anche quando non si è fisicamente in ufficio”, sottolinea Soro, spiegando che “i dipendenti che hanno l’esigenza di stampare dovrebbero essere in grado di inviare un documento a una stampante in ufficio, dove viene conservato in modo sicuro fino a quando chi ha lanciato la stampa - e nessun altro – può recarsi in loco per recuperarlo utilizzando una funzione di rilascio del lavoro. Allo stesso modo, un’organizzazione deve mantenere il controllo su quando e dove si accede ai file di stampa e alle scansioni per garantire la denominazione e le pratiche corrette di archiviazione.” 

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Automatizzare il più possibile

Non va poi dimenticato l’importante ruolo svolto dall’automazione come vera e propria alleata della sicurezza. “La configurazione manuale dei dispositivi può causare problemi con impostazioni e livelli di firmware non coerenti, mentre le migliori soluzioni di print management garantiscono che i device siano configurati correttamente, oltre a risolvere automaticamente eventuali problemi su quelli che non lo sono”, spiega Soro.  

Automatizzando le attività di sicurezza, “gli amministratori IT sono esonerati dal dover eseguire gli aggiornamenti del firmware durante la notte per evitare di interrompere l’operatività. Inoltre, i dispositivi possono essere controllati quotidianamente o più frequentemente per assicurarsi che l’IT sia tenuto aggiornato sulla flotta, in modo da non perdere nessuna potenziale vulnerabilità e garantire la compliance dei device. È possibile effettuare scansioni periodiche per verificare la presenza di nuovi dispositivi sulla rete e, nel caso, fornire automaticamente una configurazione di base per garantire la conformità alle policy di sicurezza. Infine, possono essere pianificati report mensili per dimostrare la conformità dei dispositivi alle policy IT”, racconta Soro.

Qual è quindi la sintesi?Disporre di una forza lavoro distribuita, sia per motivi di continuità di business sia perché il personale deve essere in grado di lavorare in modo flessibile, non deve far passare in secondo piano l’esigenza di stampare. Trasferendo l’infrastruttura di stampa nel cloud e implementando una robusta soluzione di print management che comprenda la sicurezza già in fase di progettazione, la stampa da remoto può essere inclusa nelle policy di remote working nell’ambito di un percorso di trasformazione digitale”, conclude Giancarlo Soro.
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