Gartner, un decalogo per le aziende alle prese con l'emergenza Covid-19 

Di fronte al diffondersi e all’acuirsi della pandemia Coronavirus, le aziende devono costruire e migliorare la resilienza attuale in tutte le linee di business, tecnologia e operazionali, lavorando per ottenere miglioramenti continui. I dieci passaggi suggeriti dall’analista di mercato per essere preparati ad affrontare le discontinuità attuali e future

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Parola d’ordine resilienza: è l’analista Gartner a suggerirlo, spronando le aziende ad alzarne il livello. Come di consueto, lo fa in modo rigoroso e analitico, osservando il fenomeno in profondità al fine di capire le implicazioni di Covid-19 per le aziende e come accelerare la resilienza su tutte le linee di business, stilando una sorta di decalogo: 10 lezioni da seguire e attuare.
“Le imprese devono affrontare continue svolte durante la loro vita; il 90% tra loro ne hanno affrontata almeno una negli ultimi quattro anni. Il ceppo di coronavirus (Covid-19) emerso a Wuhan, in Cina che sta avendo un impatto significativo sul nostro Paese e non solo, è l’ultimo promemoria che le aziende devono pianificare e prepararsi per focolai su larga scala di una malattia pericolosa. Chiaramente, l’obiettivo principale è, e dovrebbe essere, quello di contenere la malattia e preservare la salute pubblica. Tuttavia, anche gli impatti economici sono significativi e le imprese stanno lavorando per comprendere gli eventi e reagire rapidamente in modo ottimale”, afferma Regina Casonato, GVP Gartner Research.

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Gartner ha raccolto le infomazioni di differenti ricerche condotte sia livello italiano che internazionale, in particolare in Asia, da cui derivano indicazioni per affrontare il difficile periodo che stiamo vivendo. Un’esplorazione della gestione operativa del Covid-19, affiancata da suggerimenti pratici (come scritto anche nei giorni scorsi) e raccomandazioni (è previsto un secondo articolo sul tema, ndr)

E’ una pandemia
“La pandemia legata al Covid-19 è sicuramente un’emergenza non simile ad altre vissute finora e alle quali siamo in qualche modo preparati. La fondamentale differenza rispetto a quelle già vissute sta nel fatto che l’'interruzione del business non è legata a un disastro naturale o a un fatto che interrompe le attività, come per esempio un grosso incendio. Poiché però tale fenomeno influenza la capacità di muoversi e lo svolgersi della quotidianità dei singoli individui, ha un impatto significativo sulle attività legate al business”, continua Regina Casonato. gartnerregina casonato 4013
Regina Casonato, GVP Gartner Research
Come spiega, una pandemia si caratterizza tendenzialmente per una serie di condizioni generali, esterne e  legate al business (si veda il grafico).
Per quanto riguarda le condizioni generali uno degli aspetti critici è relativo all’evoluzione continua del fenomeno: “La pandemia non ha un perimetro definito dentro il quale si deve dare una risposta all'emergenza ma continua ad evolvere e quindi richiede un allineamento e un aggiustamento continuo di ciò che serve per la risposta dell’organizzazione. Da tenere presente inoltre l’impatto economico del fenomeno sui mercati che per molte organizzazioni ha a che fare con l’andamento dell’impresa nel 2020 dal punto di vista finanziario”.
Le condizioni esterne sono molteplici: una su tutte, la possibilità di interruzioni della corrente elettrica, nonché aspetti legati agli approvvigionamenti e l’impatto sull’utilizzo e la connessione a Internet determinati dall’incremento del lavoro da remoto. ”Si pensi che in questo periodo in Cina la domanda di utilizzo di servizi di teleconferenza è aumentato del 500%”, racconta Casonato.
Le condizioni di business riguardano in particolare le organizzazioni distribuite sul territorio con una presenza geografica a livello europeo o multinazionale, che potranno essere maggiormente impattate dal fenomeno visto l'esplosione dei casi in diversi territori; per contro, la possibilità di riallocare le attività per esempio in altri paesi rappresenta un'opportunità almeno nel breve periodo. Tra le condizioni di business anche l’impatto sulla supply chain in termini di disponibilità di prodotti e servizi, nonché temi più legati alle persone – che devono stare a casa dal lavoro - e considerazioni relative alle differenze culturali e religiose.  
Fondamentale in questo contesto l’aspetto relativo alla tecnologia: importante riflettere su investimenti da fare per potenziare, per esempio, la dotazione di sistemi di videoconferenza, strumenti di assistenza, dispositivi mobili nonché elementi di business continuity.

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Dieci lezioni da mettere in pratica
Di fronte a un quadro così delineato, ci si interroga su come gestire l’emergenza, che tipo di esperienze e soluzioni è possibile riutilizzare e sfruttare, cosa fare e come essere pronti alla prossima discontinuità non prevedibile; il tutto cercando di limitare i danni ma anche di cogliere e potenziare le opportunità per rafforzarsi.
Sulla base delle ricerche condotte, dell’osservazione del fenomeno e delle esperienze dei clienti, Gartner ha sviluppato un framework di riferimento, basato su 10 principali attività da compiere, da completarsi in parallelo e contemporaneamente, non necessariamente in modo sequenziale.
“La gestione della crisi è fondamentale e serve un piano per affrontarla al meglio”, dice Regina Casonato.

Di seguito i passi da seguire, indicati da Gartner:

1 - Farsi trovare pronti
In primis, è fondamentale definire un piano per affrontare la pandemia, attraverso un team per gestire la crisi. Occorre definire procedure di risposta e identificare i processi critici ai quali dare la priorità rispetto a processi di business per i quali si può pensare a un possibile rallentamento o un ritardo nell'esecuzione, proprio per dare supporto e risorse ai processi critici.
2 - Monitorare la situazione
Essendo quello attuale un fenomeno in continua evoluzione e con continui aggiustamenti, risulta fondamentale monitorare  la situazione di continuo; per esempio, consultando il  sito della Protezione Civile che fornisce aggiornamenti sull’evolversi della situazione o seguendo le indicazioni della World Health Organization per monitorare la severità della situazione nelle diverse aree geografiche.
3 - Valutare le implicazioni finanziarie 
La posizione finanziaria di un'organizzazione va valutata nel contesto attuale: chiudere i libri finianziari da remoto presenta delle complessità: vanno quindi monitorate e riviste alcune attività afferenti la posizione finanziaria di un’organizzazione:  per esempio, quelle relative alla gestione delle operation o a iniziative di Corporate Insurance, nonché valutare le disposizioni e le iniziative dal Governo per far fronte all’emergenza.
4 – Occuparsi dell’igiene (personale e del posto di lavoro)
Oltre a far propri gli elementi guida di comportamento relativi all'igiene personale è necessario applicare queste misure anche sul posto di lavoro (fisico e remoto). Da qui il suggerimento di considerare investimenti aggiuntivi per l'igiene degli uffici, stabilendo altresì quale comportamento adottare nei confronti delle persone che li  frequentano (coloro che sono costretti a recarsi sul posto di lavoro) interni ed esterni.
5 - Rivedere le policy di gestione delle risorse umane
Ai tempi dello smart working si rende necessario mettere in pratica nuove regole e pratiche relative alle Risorse Umane: skill necessari, monitoraggio delle assenze, ..., gli aspetti legali per abilitare lo smart working in maniera corretta.
6 - Stabilire un programma di comunicazione
In una società digitale e iperconnessa, tra i passi decisivi da compiere vi è quello di predisporre un piano di comunicazione interna ed esterna: Non comunicare ai propri dipendenti e all’esterno rispetto a ciò che si sta facendo è un errore che potrebbe danneggiare molto le imprese. Occorre farlo in modo costante e, laddove richiesto anche quotidianamente, monitorando in particolare l’attività relativa ai social media.
7 - Rivedere l’impatto sulle operazioni di business
Fondamentale inoltre stabilire le procedure per assicurare la conformità, rispondendo laddove alcune attività lavorative sono aperte ad alcune domande: quali sono i rischi legati al fatto che gli uffici sono aperti e qualcuno prende il virus mentre è in ufficio? ... ma anche pianificare come gestire al meglio 'il backlog' nel momento in cui si ritornerà alla normalità, nonché tutto il tema relativo alla supply chain.
8 - Rivedere l'IT
In questo quadro la tecnologia diventa elemento critico centrale. Numerose le azioni da compiere e gli investimenti da fare: per esempio, rendere le infrastrutture più robuste e scalabili, favorire la gestione da remoto dei data center, accelerare la disponibilità di dispositivi mobili per permettere alle persone di lavorare da remoto, valutare l’impatto del BPM. In quest’ambito Gartner ha sviluppato una serie di framework  a disposizione delle imprese.
9 – Effettuare un assessment sul livello di preparazione
Una volta avviato il piano d’azione,  a un certo punto occorre fare un esercizio per capire dove si è arrivati  -  valutando dove si è nelle diverse fasi al fine di capire come si sta procedendo – se accelerare o rallentare, e, intervenire per aggiustare il tiro laddove necessario. 
10 - Affrontare il ‘dopo’
E per finire… il tema del ‘dopo’: occorre capire cosa si è imparato da questa difficile esperienza e come tornare alla ‘normalità’. In relazione alla tecnologia, si inseriscono in questa fase anche le decisioni relative a possibili investimenti sul software per gestire le emergenze e tutto ciò che fare con la business continuity e  le piattaforme di crisis management.
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Dieci azioni di un piano da seguire per le imprese, per chi deve definire il piano d’azione e risposta, così come per chi è già partito per comprendere a che punto è del percorso e se sta agendo in modo corretto. Una pianificazione attenta la cui corretta applicazione porta a evidenti benefici, consentendo di minimizzare gli impatti sull’organico, sulla supply chain aziendale, sulla delivery dei servizi, sull’infrastruttura IT, nonché ‘proteggere’ la reputazione aziendale, ridurre gli impatti finanziari e favorire un ritorno in anticipo alla ‘normalità’.

Nel prossimo articolo un approfondimento Gartner su tre temi centrali strettamente correlati quali la resilienza operativa,  il remote work e l'agilità di business.
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