Sherpany: come la tecnologia aiuta i meeting

Ottimizzare il flusso dei meeting è una combinazione di knowledge management e formazione dei manager. Non è banale, ma i risultati si vedono.

Tecnologie
Sherpany ci aveva già spiegato i motivi che l'hanno spinta a dedicarsi ad un settore molto specifico come quello delle piattaforme software per ottimizzare le riunioni aziendali. Un momento della vita d'impresa che piace a pochissimi e che se gestito in maniera poco ottimizzata - come di norma in effetti avviene - porta non solo esperienze deludenti ma anche perdite economiche indirette di tutto rilievo. C'è quindi una lacuna che va colmata grazie alla tecnologia, anche se magari questa opportunità non è percepita da molte delle imprese che potrebbero invece coglierla.

Il perché dell'evoluzione di Sherpany è chiaro, per i più tecnici è interessante capire anche il come. Come cioè tradurre un obiettivo un po' astratto - ottimizzare i meeting, dall'organizzazione in poi - in un insieme organizzato di tecnologie applicate. Andrea Ratzenberger, VP of Sales and Marketing di Sherpany, parte da una metafora "automotive": "Il processo di organizzazione delle riunioni è un po' come come la catena di montaggio di una automobile. Oggi ci sono già ottimi software che aiutano in alcune fasi dell'assemblaggio. Ma le aziende vogliono una vettura completa, non montare qualcosa. Serviva quindi una piattaforma che andasse dalla formazione dell'agenda di un meeting all'assegnazione dei compiti post-riunione".

Dove intervenire, in fondo lo indicano gli stessi manager insoddisfatti dei risultati delle loro riunioni di direzione, le quali tra l'altro oggi sono sempre più frequenti. Secondo un sondaggio di Sherpany stessa, gli ostacoli messi più in evidenza dal campione sono i problemi tecnici durante la riunione (41% di citazioni), la mancanza di informazioni utili per potersi preparare alla riunione (39%), la mancanza di tempo per discutere tutti i punti all'ordine del giorno (38%), l’esigenza di una panoramica più chiara delle decisioni prese (37%).
meeting overviewSi intuisce che per affrontare queste sfide servano in primo luogo componenti di knowledge management e di gestione automatizzata dei processi. La prima sfida è infatti razionalizzare le informazioni che effettivamente servono prima, durante e dopo un meeting. "Stiamo sempre affogando nel mare delle informazioni e dei messaggi che riceviamo - spiega Ratzenberger - ma allo stesso tempo continuiamo ad essere assetati di conoscenza, quella che ci serve davvero. Dobbiamo smaltire le informazioni non importanti per poter prendere decisioni rapide e giuste".

Ma il passo più importante è certamente organizzare i dati e le informazioni. Perché la conoscenza che serve in una riunione è già presente in azienda, si tratta di renderla accessibile a chi la deve utilizzare. "Ci si incontra in un meeting - sottolinea Ratzenberger - perché si ha un obiettivo: gestire determinate priorità societarie. Le informazioni che servono a tale scopo ci sono già, ma sono quasi certamente sparse nell'agenda del meeting, in documenti, in flussi di collaborazione, nelle presentazioni, nelle mail, e via dicendo". La piattaforma di Sherpany quindi "permette di avere in un unico luogo tutto ciò che serve per anticipare la riunione ed anche prendere decisioni prima ancora della riunione stessa".

La riunione è un processo decisionale

In questo senso avere un approccio innovativo è fondamentale: "Il classico software basato su folder non soddisfa appieno i bisogni degli utenti - spiega Ratzenberger - perché la riunione non è fatta di fascicoli ma di decisioni, è un processo che la nostra soluzione mira a digitalizzare ed ottimizzare". Partendo da una gestione flessibile delle informazioni - "una sorta di motore di ricerca alla Google, basato sulle informazioni che cerchiamo", sintetizza Ratzenberger - in cui vengono identificati e mantenuti i vari "fil rouge" che fanno da trama delle varie tematiche da affrontare nel singolo meeting.
decisionTutto questo con tecnologia completamente fatta in casa Sherpany, evidenzia Ratzenberger: "Abbiamo sempre evidenziato che siamo una product company: la metà del nostro fatturato viene investita in ricerca e sviluppo e il 50% dello staff è composto da ingegneri". Tecnologia che serve anche a presentarsi alle grandi imprese - ed alla loro IT - con una indispensabile "enterprise readiness". Garantendo cioè la tutela di aspetti chiave in ambito enterprise, quali privacy delle informazioni, compliance, scalabilità, integrazione con l'architettura IT che le aziende già possiedono.

E per il prossimo futuro, quali tecnologie potranno essere di aiuto alla piattaforma Sherpany? "Stiamo investendo molto in analisi predittiva e comportamentale: lo studio del comportamento delle persone aiuta ad automatizzare i passi che queste di solito svolgono nella preparazione delle riunioni", spiega Ratzenberger. Insieme, nuove componenti di predictive analytics e behavioural analytics possono ad esempio allocare automaticamente i documenti in funzione dei punti di un ordine del giorno. Come anche, all'opposto, portare alla generazione automatica di un ordine del giorno in funzione del momento dell'anno in cui si svolge un meeting e delle persone che vi parteciperanno.
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