Esiste una legge non scritta nel mondo dell’Information Technology secondo cui a un maggior investimento in digitalizzazione dovrebbe corrispondere un controllo proporzionale dei propri processi. Nella realtà operativa quotidiana delle aziende, tuttavia, accade spesso l’esatto contrario: l’offerta di dispositivi, software e licenze cresce a un ritmo talmente rapido da superare la capacità delle organizzazioni di assorbirla e governarla. È il cosiddetto “paradosso del workplace”, tema trattato di recente nel corso della 2a edizione del Workplace Summit organizzato da Elmec Informatica presso il proprio Campus Tecnologico a Brunello, in provincia di Varese.

I dati emersi durante la giornata delineano una criticità economica ed operativa tangibile. Il costo complessivo di una singola postazione di lavoro, considerando hardware, software e relative licenze, oscilla oggi tra i 2.000 e i 3.000 euro all’anno per ciascun utente. Su questa cifra si calcola un margine di efficientamento che può raggiungere il 30%, recuperabile eliminando ridondanze e sprechi. A questo quadro si aggiunge un impatto diretto sulla produttività quotidiana: ogni lavoratore perde infatti in media 12 giorni lavorativi all'anno a causa di malfunzionamenti o applicativi sovrapposti, mentre a livello europeo circa il 65% del software aziendale acquistato risulta inutilizzato o fortemente sottoutilizzato.

Trasformare i costi in leve di efficienza

Come evidenziato da Andrea Fiori, Responsabile Workplace & IT Delivery di Elmec Informatica, la proliferazione incontrollata di tecnologie finisce per disorientare i reparti IT: "Il paradosso nasce quando la tecnologia presente in azienda cresce più velocemente della capacità di governarla. Le aziende investono cifre considerevoli ma spesso perdono visibilità su cosa hanno acquistato e su come viene utilizzato. Il nostro obiettivo è restituire all’IT il pieno controllo, trasformando la postazione di lavoro da voce di costo difficile da tracciare a leva di efficienza misurabile".

Un'analisi condivisa anche da Nicole Lazzarin, Workplace Business Unit Manager, che ha ricordato come la gestione della postazione non sia più una questione confinata al solo IT Manager, ma rappresenti ormai una scelta strategica interfunzionale capace di impattare direttamente la Direzione Finanziaria, le Risorse Umane e l'Ufficio Acquisti: “La produttività cresce solo quando gli strumenti dialogano bene e i processi sono ben progettati. I nostri tre pilastri d'intervento sono: standardizzare la postazione e i processi operativi, per es. l'onboarding; automatizzare le richieste di supporto ripetitive; offrire formazione mirata per ruolo. Abbiamo introdotto un concetto nuovo di supporto che diventa proattivo - anticipando i problemi tramite bot e assistenza umana specialistica. Il nostro principio guida è "Less is more”".

MyElmec: il centro di controllo per la governance IT e le licenze

Per rispondere alla frammentazione, Elmec ha presentato la versione totalmente rinnovata di MyElmec, la piattaforma proprietaria fulcro della governance IT aziendale. Attraverso un’unica console di gestione, lo strumento consente agli IT Manager di monitorare in tempo reale lo stato di salute dei dispositivi, di tracciare i costi attivi e l'effettivo utilizzo dei servizi, fornendo al contempo moduli per l'acquisto e l'onboarding autonomo dei nuovi dipendenti.

In questo contesto si inserisce anche l'attività di assessment e rimappatura delle licenze software spiegata da Simone Oppedisano, Workplace Solution Architect; i sistemi di licenza tendono infatti ad accumularsi negli anni a causa di rinnovi automatici o di acquisti effettuati in autonomia dai singoli dipartimenti. Una razionalizzazione condotta in base al ruolo reale dell'utente permette non soltanto di liberare budget prezioso, ma rende l'intero ambiente operativo più fluido e protetto.

Device as a Service: continuità operativa e costi certi

A fronte delle incertezze legate alle catene di fornitura globali e alla costante volatilità dei prezzi dei componenti hardware, il modello Device as a Service (DaaS) proposto da Elmec offre la possibilità di fruire della tecnologia senza dover affrontare gli oneri della gestione quotidiana dell'intero ciclo di vita dei dispositivi.

"Per anni ci hanno insegnato che possedere la propria tecnologia fosse sinonimo di controllo", ha sottolineato Enrico Boselli, Direttore Vendite di Elmec Informatica. "Oggi il controllo passa dalla capacità di usare la tecnologia nel modo giusto, con costi prevedibili e un unico interlocutore per l'intero ciclo di vita della postazione. Con il Device as a Service liberiamo l’IT dalla gestione quotidiana e restituiamo tempo e risorse al core business".

Sfruttando la capienza del proprio magazzino centralizzato, Elmec è in grado di garantire ai clienti la pianificazione delle consegne e un blocco dei prezzi pluriennale, indipendentemente dai brand o dalle piattaforme hardware prescelte.

Intelligenza Artificiale e il passaggio dagli SLA agli XLA

L'integrazione dell'Intelligenza Artificiale nelle soluzioni workplace rappresenta uno dei pilastri tecnologici di Elmec, sia per quanto riguarda i processi interni di sviluppo sia nei servizi erogati all'esterno. Riccardo Sabio, AI Engineer dell'azienda, ha illustrato l'approccio volto al superamento di due ulteriori paradossi dell'AI: da un lato lo Shadow AI, ossia l'ingresso informale di strumenti personali usati dai dipendenti con dati aziendali sensibili che generano rischi di sicurezza, e dall'altro l'applicazione indiscriminata dellAI ovunque, laddove l'efficienza reale si ottiene solo individuando casi d'uso concreti.

Tra le applicazioni pratiche presentate al Summit spicca l’evoluzione del Chatbot di assistenza virtuale. Addestrato sulla documentazione aziendale, il sistema affianca alla risoluzione autonoma delle problematiche più frequenti - come configurazioni VPN, problemi di stampa o reset credenziali - una nuova release integrata con l'agente di gestione Ormis presente sui PC aziendali. In questo modo il Chatbot può effettuare diagnosi ed eseguire interventi risolutivi direttamente sul dispositivo dell'utente per superare, ad esempio, i rallentamenti di sistema. L'AI viene inoltre impiegata internamente da Elmec sia per simulare conversazioni complesse utili alla formazione empatica dei tecnici di supporto, sia per l'analisi predittiva dei ticket al fine di individuare anomalie ricorrenti prima che causino un blocco dell'attività.

L'attenzione dell'azienda si sposta sulla Digital Employee Experience (DEX). Elmec ha infatti affiancato ai tradizionali SLA (Service Level Agreement) gli indicatori XLA (Experience Level Agreement), pensati per misurare l'esperienza reale percepita dal lavoratore. I dati rilevati sul campo dimostrano l'impatto pratico di questo cambio di passo: gli interventi di ottimizzazione condotti sulle macchine hanno consentito di ridurre i tempi di log-on da una media di 8-10 secondi a soli 2 secondi, tagliando i tempi di attesa del 75%.

Cyber Security e Normativa NIS 2: la protezione dell'identità

Inevitabile in questo contesto approfondire il tema della sicurezza informatica e dell'adeguamento normativo, con Silvia Dugato, Security Developer. Con l'aumento della complessità delle misure di protezione, come l'autenticazione a più fattori e l'uso di password complesse, si registrano spesso reazioni improprie da parte degli utenti. Citando un report della National Cyber Security Alliance, è stato evidenziato come due dipendenti su tre cerchino di aggirare le misure di sicurezza qualora avvertano un rallentamento nel lavoro ordinario, esponendo l'organizzazione al rischio di furto e abuso delle credenziali, un vettore presente in quasi quattro violazioni su dieci.

Elmec risponde a questo scenario proponendo un'architettura Zero Trust applicata senza eccezioni di ruolo e basata sulla gestione centralizzata delle identità tramite Microsoft Entra. Il tema assume una rilevanza ancora maggiore alla luce delle imminenti scadenze legate alla direttiva europea NIS 2, in un contesto in cui il 99,9% degli account compromessi è riconducibile alla mancata attivazione della multifattoriale e dove solo il 16% delle aziende soggette risulta ad oggi pienamente conforme. Per garantire la compliance senza irrigidire l'operatività, la proposta si orienta verso soluzioni di Mobile Application Management (MAM) adatte anche ai contesti Bring Your Own Device. Questi sistemi creano un perimetro di protezione a livello applicativo - bloccando ad esempio gli screenshot su documenti riservati o limitando le funzioni di copia e incolla - salvaguardando la privacy dell'utente e fornendo tramite la piattaforma MyElmec la documentazione necessaria per gli audit esterni.

Espansione territoriale e divulgazione con Elmec Vision

A margine dell'evento, Elmec Informatica ha annunciato un piano di rafforzamento della propria presenza sul territorio nazionale, che vedrà come prime tappe l'apertura di una nuova sede in Emilia-Romagna e il consolidamento delle attività già avviate in Toscana.

Per affiancare le aziende nella formazione continua, considerata la leva fondamentale per affrontare sia le sfide culturali dell'AI sia quelle legate alla cybersecurity, l'azienda mette infine a disposizione Elmec Vision, una piattaforma streaming gratuita strutturata come un servizio video on-demand, all'interno della quale quindici tecnici specializzati dell'azienda mettono a disposizione brevi pillole formative per orientarsi tra intelligenza artificiale, sicurezza, produttività e gestione moderna del workplace.