A partire dal prossimo 31 marzo, chi fattura verso qualsiasi ente pubblico dovrà farlo in digitale. Dopo anni di discussioni su paperless company e dematerializzazione, finalmente arriva un momento concreto di svolta. L’obbligo di emettere una fattura elettronica porta con sé la necessità di gestire il documento in modo digitale. E questo impone alle aziende di rivedere la propria strategia di content e document management.
Si tratta di un passo avanti fondamentale per la Pubblica Amministrazione e per tutta l’economia italiana. Perché la possibilità di gestire elettronicamente documenti e contenuti apre una serie di interessanti prospettive a livello di riorganizzazione dei processi aziendali, con l’obiettivo di incrementarne l’efficienza. Una corretta strategia di content management, definita tenendo conto degli obiettivi di business dell’organizzazione, può avere ripercussioni positive su molti livelli differenti.
Dal punto di vista economico, ovviamente, dato che la stampa dei documenti è un processo dai costi elevati, come pure dispendiosa è la conseguente attività di gestione e archiviazione dei documenti stampati. Ma anche dal punto di vista organizzativo, poter contare su processi consolidati di document management rappresenta per l’azienda un vantaggio assolutamente indiscutibile, perché permette di definire workflow automatizzati e soprattutto trasparenti. Con il tutto che diventa ancor più efficace se abbinato a policy aziendali chiaramente definite ed implementate. In ogni momento, è possibile sapere dove sono i contenuti rilevanti, chi ha diritto ad averne accesso e chi di fatto li ha utilizzati. Il tutto si traduce anche in decisioni di business più informate e tempestive, perché i dati più aggiornati sono sempre disponibili, indipendentemente da dove essi si trovino fisicamente. Una corretta strategia di content e document management permette di rendere disponibili i dati aziendali a chi ne ha bisogno, quando servono e nella loro versione più recente.
Dal punto di vista dei vendor, chi già si è attrezzato per offrire una serie di strumenti software in grado di coprire tutti gli aspetti di un processo tanto articolato quanto la gestione dei documenti – inserimento, archiviazione, gestione, distribuzione e dismissione – avrà di certo un posizionamento di favore sul mercato, per la sua capacità di offrire al cliente una soluzione completa end-to-end, in grado di snellire i processi, traendo vantaggio dalle tecnologie più avanzate, ma sempre in un’ottica di revisione e ottimizzazione dei processi aziendali nel loro complesso.

*Country Operations Manager, Lexmark Italia