"eProcurement: una concreta via verso innovazione, efficienza e trasparenza per la PA italiana" è  il tema di un convegno organizzato dall'Osservatorio sull'eProcurement nella PA italiana della School of Management del Politecnico di Milano, durante il quale sono stati presentati i risultati di una ricerca basata sull'analisi di  240 enti della Pubblica Amministrazione che adottano applicazioni di eProcurement, soluzioni fondate sulle tecnologie digitali a supporto dei processi di acquisto (Gare e Aste elettroniche, Mercati elettronici e Cataloghi online di operatori privati, Negozi online a supporto delle Convenzioni).
Guardando alle diverse tipologie di strumenti che rappresentano il mondo dell'e-Procurement, la ricerca evidenzia che sono le "Gare e le Aste elettroniche" a intercettare la percentuale di transato più rilevante (70%), con un volume di negoziato di oltre 3,5 miliardi di Euro (1 miliardo in più rispetto al dato 2008).
I "Negozi online a supporto delle Convenzioni" cubano complessivamente circa 1,3 miliardi di Euro (il doppio, +107%, rispetto al 2008), mentre attraverso i "Mercati Elettronici" e i "Cataloghi online dei fornitori" sono gestiti circa 250 milioni di Euro (+31% rispetto al 2008).
Nel 2009 sono state effettuate 4mila gare o aste elettroniche, +35% rispetto al 2008 e altre 100mila transazioni di importo relativamente ridotto. "I temi della modernizzazione, dell'efficienza, del recupero di produttività, della trasparenza e del controllo della spesa della Pubblica Amministrazione – ha dichiarato Andrea Rangone, Coordinatore Osservatori  ICT & Management del Politecnico di Milano – sono, ormai da diversi anni, al centro del dibattito politico ed economico del nostro Paese, anche grazie all'enfasi posta su essi dall'attuale ministro della Pubblica Amministrazione, Renato Brunetta. In questo dibattito pensiamo trovi ancora troppo poco spazio il tema dell'eProcurement, che rappresenta invece una strada concreta – e già avviata da diversi anni – verso l'innovazione e la riduzione di costi della nostra PA. L'eProcurement, infatti, pur avendo un impatto solo su alcuni specifici processi della PA, è in grado di portare benefici enormi potendo influenzare la spesa complessiva fatta dalle amministrazioni pubbliche, che vale quasi 200 miliardi di Euro, più del costo complessivo di tutti i 3,5 milioni di dipendenti pubblici (pari a 150 miliardi di Euro)".
Dei circa 11mila enti che costituiscono la nostra PA, possiamo dire che circa il 50% ha utilizzato almeno una volta uno strumento di eProcurement.
In realtà quasi 2 su 3 di questi enti si è limitato a fare qualche acquisto sperimentale sui Mercati Elettronici, senza un reale commitment e, soprattutto, un reale piano di utilizzo serio di questi strumenti. Guardando solo agli enti che dimostrano un qualche utilizzo regolare dell'eProcurement (circa 2.000), la maggior parte si limita ad utilizzare essenzialmente i Mercati Elettronici e/o i Negozi online a supporto delle Convenzioni.  Sono, infatti, ancora solo poche centinaia gli enti che utilizzano in modo sapiente tutti gli strumenti dell'eProcurement, affiancando ai Mercati Elettronici e ai Negozi elettronici, anche il ricorso a Cataloghi online e alle Gare/Aste elettroniche. In particolare, proprio attraverso le Gare e le Aste online sono negoziati i volumi di acquistato più rilevanti e sono gestite le procedure più "complesse", per alcuni acquisti soprasoglia o di lavori pubblici.
"I benefici degli strumenti di eProcurement per la PA italiana – ha concluso Paolo Catti, Responsabile della Ricerca dell'Osservatorio eProcurement nella PA del Politecnico di Milano – sono particolarmente significativi. Le Gare e le Aste elettroniche consentono di ottenere importanti risparmi sul prezzo di acquisto (tra il10% e il 15%), e di incrementare l'efficienza del processo, riducendo del 30% - 40% i tempi legati alle attività di espletamento delle procedure di gara; inoltre aumentano l'efficacia del processo di negoziazione, con incremento della trasparenza e riduzioni dei contenziosi.  I Mercati Elettronici consentono di ottenere una riduzione dei prezzi di acquisto (attraverso le RdO) e di effettuare con più efficienza piccoli acquisti (i tradizionali affidamenti diretti, cottimi fiduciari e trattative private multiple), riducendo di una quantità variabile tra il 30% e il 60% (con picchi superiori all'80%) il tempo necessario per gestire l'acquisto; inoltre  rappresentano per la PA anche un utile strumento di benchmark. I Negozi online per l'accesso alle Convenzioni, infine, riducono ulteriormente il carico di lavoro degli Ufficio Acquisti per emettere ordini legati a Convenzioni prenegoziate da una Centrale. Ipotizzando un'adozione pervasiva dell'eProcurement e adottando logiche di stima particolarmente prudenti, complessivamente questi benefici potrebbero valere circa 3,6 miliardi di Euro all'anno per l'intero Sistema Paese. Arriverebbero infine a 5 miliardi di Euro all'anno se si affiancassero all'eProcurement le logiche del "Procure-to-Pay", ovvero l'integrazione "completa" nello scambio dei documenti del ciclo dell'ordine (ordine-consegna-fatturazione-pagamenti) tra PA e imprese".