Senza girarci troppo intorno, bisogna ammetterlo. Lo scetticismo era tanto. Sia perché fa parte dell’essere italiani, sia perché di rinvii ve ne erano già stati. Ma l’entrata in vigore dell’obbligo della fatturazione elettronica anche per il mondo B2B c’è poi stata davvero con l’inizio del 2019. E nel complesso le cose hanno funzionato. Già venerdì 4 gennaio, ovvero a soli quattro giorni dall’avvio, le fatture elettroniche emesse erano 2,8 milioni da parte di 140 mila operatori Iva, come comunicavano i primi dati dell’Agenzia delle Entrate.

“Scarto” minimo

Ma c’era anche un altro dato, ancora più significativo: quello relativo allo “scarto”, come si definisce la fattura che non supera i controlli del Sistema di Interscambio, che ha cinque giorni di tempo per effettuare i controlli e comunicarne l’esito a chi ha emesso la fattura. In caso di scarto, l’emittente avrà poi cinque giorni di tempo effettivi per riemettere la stessa fattura, dopo aver corretto l’errore. Nei primi quattro giorni di operatività della e-fattura, lo scarto dovuto a errori sostanziali era solo del 6 per cento, sottolineava l’Agenzia delle Entrate, evidenziando il basso valore di questo dato, considerando che nei primi mesi dell'avvio per le fatture della Pubblica Amministrazione lo scarto si era attestato su una media del 30 per cento.  

Maturità digitale

In sostanza, a distanza di tre mesi dall’entrata in vigore della e-fattura tra privati, i timori relativi ai diversi livelli di “maturità digitale” delle aziende coinvolte dal nuovo obbligo sono stati in parte fugati, anche se, come si può vedere dalle risposte dei vendor interpellati per questo Speciale, una buona quota di merito è da attribuire anche al ruolo svolto dai commercialisti, soprattutto nel caso delle micro-imprese. Perché, notoriamente, accanto a numerosissime imprese che hanno già da anni digitalizzato l’intero ciclo relativo alla fatturazione, partendo dal primo stadio fino all’ultimo, vi sono molte altre aziende, in massima parte piccole e piccolissime, che sono completamente digiune, non avendo mai emesso una fattura elettronica.

Numeri di rilievo

Richiamando i dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, che ha puntualmente censito il fenomeno, le fatture totali scambiate in Italia nel 2017, sia tra privati sia nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, sono state pari a 1,5 miliardi complessivi: 30 milioni riguardano la PA e sono tutte digitali, mentre 1,47 miliardi sono scambiate tra privati. Di queste ultime, solo 50 milioni sono scambiate elettronicamente in Edi e 166mila tramite il Sistema di Interscambio, mentre il resto, cioè la quasi totalità, viene scambiato con altri canali, e si tratta di documenti in formato non strutturato, cioè carta o Pdf.

Progressione costante

Un ragguardevole volume di fatture che ha ormai cominciato a transitare nelle reti telematiche: sempre secondo i dati pubblicati dall’Agenzia delle Entrate, già a metà febbraio si contavano 228 milioni di documenti inviati al Sistema di Interscambio da parte di 2,3 milioni di operatori, con numeri più che raddoppiati rispetto all’intero mese di gennaio, quando le fatture emesse da un milione e mezzo di aziende e professionisti erano intorno a 100 milioni. Ancora più interessante il dato relativo allo “scarto”, in discesa dal già buono 6 per cento iniziale per attestarsi a febbraio su un livello poco superiore al 4 per cento.  

Settori in testa

Sempre dai dati resi noti a febbraio dall’Agenzia delle Entrate, si possono esprimere valutazioni sia geografiche sia di settori di attività: in testa è la Lombardia, con oltre 80 milioni di invii, seguita da Lazio, con più di 50 milioni, e da Campania, con 13,5 milioni. Per quanto invece riguarda i settori di business maggiormente interessati alla fatturazione elettronica, al primo posto si sono collocati gli operatori del “commercio all’ingrosso e al dettaglio-riparazione di autoveicoli e motocicli”, con quasi 56 milioni di documenti inviati al Sistema di Interscambio, seguiti da chi opera nei “servizi di informazione e comunicazione” con 47 milioni, e dalle aziende di “fornitura di energia elettrica, gas, vapore e aria condizionata” con il dato sostanzialmente analogo di poco più di 46 milioni di fatture.

Tracciare un bilancio

Numeri confortanti, quindi. E questo Speciale, che costituisce una ideale continuazione dell’analogo Speciale pubblicato su ImpresaCity di giugno 2018, concentra l’attenzione su due aspetti: da una parte elencare cosa ha funzionato e cosa invece non ha funzionato nell’entrata in vigore dell’obbligo, e dall’altra parte verificare se i vantaggi promessi dalla nuova modalità di fatturazione si sono poi verificati in concreto. In particolare, su quest’ultimo aspetto, l’attenzione sarà puntata su quante aziende, soprattutto tra quelle piccole e medie, hanno effettivamente colto l’occasione della fatturazione elettronica per rivedere altri processi aziendali, intraprendendo un passo verso la trasformazione digitale. È su questi aspetti che di seguito, qui sotto, si trovano le risposte date dalle aziende a due nostre domande mirate. 

---

Il parere di Passepartout

Risponde Simone Casadei Valentini, Direttore Area Imprese e Commercialisti di Passepartout

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Malgrado gli anni di rodaggio con la fatturazione verso la pubblica amministrazione e una base normativa per la B2B fornita con il dovuto anticipo, non tutti i clienti, memori delle innumerevoli false partenze, credevano che, a partire dal 1 gennaio 2019, si sarebbe fatto sul serio. Man mano che la dead line si avvicinava e senza alcuna proroga, anche dopo il tardivo intervento del Garante sulla Privacy, si è registrata da parte dei clienti una corsa forsennata all’attivazione del servizio di fatturazione più appropriato, accompagnata da uno studio matto e disperatissimo della piccola rivoluzione che avrebbe interessato uno dei principali processi di un’azienda: la fatturazione.  Solo le software house più strutturate hanno potuto reggere un impatto che non è nemmeno lontanamente paragonabile al Millenium bug o al passaggio all’Euro,e ci sono riuscite mettendo in campo le risorse necessarie per contrattualizzare l’imponente numero di attivazioni (per Passepartout oltre 2.000 al giorno per diverse settimane!), formare e assistere i clienti che non avevano mai gestito una fattura elettronica o utilizzato un software documentale (il numero di partecipanti ai corsi di formazione ha polverizzato ogni precedente record), e potenziare il proprio hub di fatturazione che di lì a poco avrebbe dovuto reggere flussi di fatture 200 volte più intensi di quelli registrati in regime di fatturazione PA, filiera carburanti e subappalti.  

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: Alcune aziende hanno percepito la Fatturazione Elettronica solo come l’ennesimo adempimento “fiscale” portatore solo di nuovi oneri e, in alcuni casi, di un ulteriore spreco di carta. C’è ancora chi ristampa la fattura elettronica ricevuta sia tramite foglio di stile, sia materializzando il PDF “di cortesia” allegato all’XML. Sono comunque sempre di più le aziende per cui la fatturazione elettronica obbligatoria è stata la spinta verso un reale processo di digitalizzazione documentale specialmente se supportate da una soluzione gestionale all’altezza. I prodotti Passepartout prevedono che il processo documentale e la fatturazione elettronica vengano gestite internamente nell’ERP aziendale, consentendo una fruibilità completamente integrata che permette all’operatore di emettere la fattura elettronica senza rivoluzionare il proprio modus operandi e di archiviare il ciclo passivo direttamente nei cruscotti documentali, evitando così di dover uscire dal gestionale e cercare altrove.

---

Il parere di Siav

Risponde Leonardo Bernardi, Direttore Generale di Siav 

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Uno degli elementi più apprezzabili è la volontà del legislatore di mantenere gli impegni presi con l’Unione Europea e, di riflesso, di non aver concesso nessuna proroga sui tempi di avvio. Il Sistema di Interscambio, sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate in cui transitano tutte le e-fatture, si è inoltre dimostrato un canale affidabile, pur con qualche fisiologico assestamento iniziale. Meno positiva è stata invece l’inadeguata valutazione dell’impatto della nuova normativa da parte di molte imprese che, nella speranza di una proroga last minute, hanno adottato soluzioni in ritardo e frettolosamente. Anche l’Agenzia delle Entrate sembra aver finora sottovalutato alcuni aspetti importanti. Il nuovo formato XML prevede la possibilità di arricchire le informazioni contenute nella fattura che vanno oltre l’aspetto fiscale, ma non è ancora chiaro come le aziende possano sfruttare questa informazione in modo standardizzato. L’Agenzia sembra inoltre aver tenuto poco in considerazione prassi comuni prima dell’avvento dell’e-fattura, come quella di datare una fattura emessa nei primi giorni del mese con il 31 del mese precedente, consuetudini che in digitale, risultano di difficile replicazione. 

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: La e-fattura offre importanti vantaggi che, generalmente, sono riassumibili in una maggior produttività, derivante da integrazioni con ERP, riduzione del data entry manuale, gestione di fatture diverse con un unico template ed eliminazione del cartaceo. La possibilità di cogliere i vantaggi più concreti è tuttavia legata alla capacità di riconoscere che la fattura è solo uno dei documenti digitalizzabili e che l’efficienza derivante da una gestione integrata del patrimonio informativo aziendale è concretizzabile appieno solo digitalizzando interi processi; per farlo è necessario adottare un approccio progettuale, che coinvolga un partner esperto e preveda l’impiego di soluzioni software che, oltre a essere a norma, trasformino la scrivania in un vero Digital Workplace.

---

Il parere di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia 

Risponde Pierfrancesco Angeleri, Managing Director di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia   

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Per noi la fatturazione elettronica è stata un successo. Per il nostro applicativo Fattura Smart l’operatività è stata fin da subito intensa ma senza particolari criticità. È evidente che l’adozione massiva e radicale di una procedura vitale per l’esistenza di milioni di imprese destasse preoccupazioni, ma per quanto concerne l’applicativo di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia non si sono registrate difficoltà che non fossero fisiologiche rispetto al normale funzionamento di un software applicativo adottato su larga scala. Fattura Smart vanta oltre 330mila attivazioni; credo sia un traguardo invidiabile.  La scommessa della fatturazione elettronica non è stata solo una scommessa sulla digitalizzazione diffusa, ma anche un banco di prova per noi in quanto vendor. Mettere in campo un applicativo semplice, chiaro, accessibile e condiviso con il proprio commercialista è stata una sfida non da poco. Non mi abbandono facilmente agli entusiasmi e non ritengo che un punto di arrivo sia un traguardo, bensì lo considero un nuovo punto di partenza. Mi limito però ad osservare che 330mila utenti della nostra Fattura Smart non possono aver preso un abbaglio. Sono contento perché è un mercato che ci premia e lo fa con i numeri.  

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: L’Italia sta cambiando atteggiamento nei confronti del digitale e la cultura stessa dell’impresa e dei suoi attori si trasforma in una cultura a spiccato senso tecnologico. Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia tutto questo l’ha previsto e si è attrezzata con applicativi assolutamente perfetti per gli impegni odierni e scalabili per le esigenze future. Ma soprattutto abbiamo tenuto in grande considerazione l’essenziale figura del commercialista. Siamo convinti che la professione del commercialista non sia affatto quella di assolvere agli adempimenti e compilare moduli, il suo mestiere è quello di consigliare le aziende e i professionisti e di affiancarli nelle loro attività.  Ogni impresa economica necessita di sostegno professionale per potersi sviluppare e per poter affrontare decisioni importanti che riguardano investimenti e impegni. Questo è il vero ruolo del professionista. Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia lo sa e con i suoi strumenti digitali ne vuole mantenere la centralità. Con Fattura Smart, il software in cloud che Wolters Kluwer Italia ha sviluppato appositamente per la gestione end to end del processo di fatturazione elettronica ed integrato con le applicazioni contabili dei commercialisti a cui i soggetti fatturanti si appoggiano, l’azienda ha creato un software innovativo, capace di offrire al commercialista-consulente una certa dose di “intelligence” in più.”

---

Il parere di Zucchetti   

Risponde Angelo Cian, Responsabile commerciale servizi fiduciari di Zucchetti   

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Innanzitutto occorre partire dai numeri per capire la portata di questo fenomeno: in poche settimane abbiamo registrato più di un milione di utenti che hanno fatto transitare le loro fatture mediante il Digital Hub Zucchetti, la nostra piattaforma online per la gestione di tutti i processi di fatturazione elettronica. Dal punto di vista tecnologico non ci sono stati grandi problemi, anche perché il sistema era già stato rodato con la e-fattura per la Pubblica Amministrazione introdotta lo scorso anno. Ovviamente, però, i volumi di dati da gestire erano notevolmente superiori e ciò ha comportato nei primi giorni di gennaio dei ritardi nell’interscambio massivo di fatture o nella loro visualizzazione all’interno del cassetto fiscale. L’impegno per risolvere il prima possibile queste criticità è stato comunque esemplare da parte di tutti i soggetti coinvolti. È stata anche costituita una task force tra Agenzia delle Entrate, Sogei e Assosoftware, l’associazione che rappresenta noi produttori di software, per venire incontro alle esigenze degli utenti soggetti alla nuova normativa, molti dei quali non abituati all’utilizzo di strumenti informatici per la gestione dei propri processi contabili.  

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: I vantaggi sono stati colti in primis dalle aziende che avevano già intrapreso un percorso di dematerializzazione dei documenti. La fatturazione elettronica ha rappresentato, quindi, un ulteriore scatto di efficienza dovuto al passaggio dalla carta a un flusso di informazioni digitali che può essere condiviso, tracciato e gestito in modo molto più facile e veloce. La vera rivoluzione, però, ha interessato soprattutto la micro impresa e il suo rapporto con il commercialista, il quale sta svolgendo un ruolo di intermediazione molto importante nel processo di informatizzazione del popolo delle partite Iva. Per esempio, per i nostri prodotti “Tieni il Conto” e “DHapp”, pensati proprio per questo target, il professionista ha avuto il ruolo di “abilitatore” di queste soluzioni, in quanto anche per lo studio si innesca un processo virtuoso in base al quale i dati delle fatture dei propri clienti sono disponibili in tempo reale: ciò consente di effettuare analisi e interventi di consulenza sul business che con la fatturazione cartacea risultavano impossibili.

---

Il parere di TeamSystem 

Risponde Daniele Lombardo, Marketing & Digital Director di TeamSystem

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Anche se è ancora presto per poter stilare un bilancio definitivo, si può affermare senza dubbio che il sistema ha retto fin da subito, che il quadro attuale è molto positivo e che le piccole anomalie, fisiologiche in occasione di una riforma così strategica, sono state affrontate e risolte in modo rapido ed efficace. Il merito è del lavoro di tutti gli attori coinvolti. Nessuno escluso. Dall’Agenzia delle Entrate alle software-house, passando per i commercialisti e i professionisti che si sono prodigati per farsi trovare pronti in vista di questa rivoluzione. Grazie alla propria piattaforma B2B, TeamSystem ha abilitato migliaia di aziende e professionisti alla gestione delle fatture elettroniche.  Con riferimento al ciclo di fatturazione del solo mese di gennaio 2019, sulla piattaforma sono transitate 27 milioni di e-fatture tra inviate e ricevute. Complessivamente in Italia nello stesso periodo sono state circa 180 milioni. Un risultato che qualifica TeamSystem come il più grande soggetto di fatturazione elettronica in Italia.

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: La fatturazione elettronica B2B, accanto all’adempimento fiscale, sta portando vantaggi a tutto il nostro sistema di impresa, che può operare su un unico standard di riferimento e scambiare digitalmente il documento alla base di tutte le transazioni tra gli operatori di mercato. I benefici sono innumerevoli e significativi. Non solo un risparmio di costi e tempi per l’emissione delle fatture, ma anche vantaggi connessi al ricevimento delle fatture che potranno essere automaticamente acquisite nei sistemi informativi delle aziende, verificate e contabilizzate senza possibilità di errori. I processi interni saranno significativamente semplificati e ciò garantirà una maggiore agilità.  L’obbligo della e-fattura porta anche in dote al tessuto industriale del Paese una maggiore consapevolezza dei vantaggi legati alla digitalizzazione dei processi. Perché il digitale non è solo fatturazione elettronica e riduzione dei costi: innovare il processo passando al digitale porta con sé un salto di qualità importante, che rende l’azienda più snella attraverso la tecnologia. Con il digitale possiamo rendere i processi più semplici e controllati, ridurre errori, raccogliere molte più informazioni, lavorare in modo integrato, collaborando in modo più sinergico con tutta la filiera, dai clienti ai fornitori, passando per i partner.

---

Il parere di Able Tech

Risponde Stefano Nalesso, Direttore Commerciale di Able Tech

D.: Fatturazione elettronica B2B: cosa ha funzionato bene? Cosa invece meno bene?

R.: Alla partenza di un’innovazione così radicale, si sono verificati solo piccoli intoppi. A fine febbraio, ci dice l’Agenzia delle Entrate, gli invii delle fatture elettroniche sono falliti nel 4,43 per cento. Si tratta di una percentuale molto bassa considerando che per l’avvio della Fatturazione PA lo scarto ammontava a una media del 30 per cento. Tra gli errori più frequenti l’inserimento errato della partita Iva o del codice destinatario, fattura duplicata, errore nell’estensione del file, due o più fatture con lo stesso nome, e altro. Occorre ricordare che le fatture scartate sono considerate come non emesse. Per questo, in caso di scarto, è necessario rimediare quanto prima all’errore. Sta dunque emergendo, in questa prima fase, che le criticità non risiedono, come in un primo momento si pensava, nell’invio e nella ricezione in sé della fattura elettronica, ma nella gestione delle notifiche. I workflow di ARXivar permettono di gestire eventuali eccezioni in automatico. La piattaforma notifica le attività necessarie mettendo a disposizione strumenti di controllo. In caso di ricezione di una notifica di scarto, la piattaforma ne assegna la gestione a un utente predefinito affinché ne verifichi la motivazione e corregga l’anomalia nei tempi di competenza dell’Iva. Oppure, in caso di mancata consegna, un processo automatico invia una mail al cliente, allegando il Pdf della fattura emessa per informarlo della non ricezione, e per richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.  

D.: Quali sono i vantaggi colti in concreto dalle aziende? Oppure, se non ancora colti, come si stanno attrezzando?

R.: In questa prima fase le aziende si sono concentrate sulla dematerializzazione e gestione di un singolo documento fiscale in entrata e uscita: la fattura elettronica appunto. In un Paese come il nostro storicamente lento, poco convinto nella digitalizzazione delle relazioni B2B e nel passato frenato da un quadro normativo innamorato del cartaceo, il vero valore della Fatturazione Elettronica sta nel creare cultura digitale, abituando le imprese a gestire documenti in ingresso o in uscita in formato elettronico elaborabile. In quest’ottica, proprio la Fatturazione Elettronica può rappresentare un ottimo “innesco”.  Il vero potenziale della fattura elettronica potrà esprimersi quando le imprese faranno un salto culturale oltre l’adempimento e investiranno nella digitalizzazione di interi processi operativi, partendo da quelli amministrativi (noi la chiamiamo la rivoluzione CFO 2.0), con grandissimi vantaggi in termini di abbattimento dei tempi di esecuzione delle attività, riduzione dei costi di gestione delle informazioni da scambiare con la controparte, miglioramento nell’accuratezza del processo grazie all’eliminazione delle attività a forte contenuto manuale e integrazione di Sistemi, clienti e fornitori in un unico ambiente digitale.  Un esempio tra tanti: le nostre aziende clienti nei primi mesi di utilizzo di ARXivar esclusivamente in ambito Fatturazione Elettronica hanno ridotto i tempi di attuazione dei pagamenti e i costi di gestione amministrativa di oltre il 50 per cento. Le opportunità sono alla portata di tutte le aziende che vorranno coglierle. Da 17 anni Able Tech supporta in questo percorso tramite eventi divulgativi, consulenze mirate e soluzioni digitali ad hoc.