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Si fa Digital Transformation anche con la videocomunicazione

La videoconferenza aiuta la comunicazione e la collaborazione in azienda, va sfruttata per andare oltre e trarne anche un vantaggio competitivo

Enrico Leopardi

La natura mobile dei moderni ambienti di lavoro sta inducendo le organizzazioni a valutare le modalità più adeguate per facilitare la comunicazione e la collaborazione dei dipendenti. La forza lavoro distribuita in diversi ambienti e location, la mobilità, il telelavoro, l'aumento delle trasferte e dei costi stanno generando una domanda di collaborazione in real-time più efficiente. Tutto ciò suggerisce un passaggio molto logico e comprensibile verso la videoconferenza come strumento indispensabile da includere nell'offerta IT di qualsiasi azienda.

Molte realtà aziendali, infatti, sono chiamate a gestire risorse che possono trovarsi in sedi distaccate dagli headquarter, e distanti dai Paesi e fusi orari di riferimento. Pertanto, si sta sperimentando una maggiore richiesta di tecnologia di collaborazione da parte dei dipendenti, che hanno un approccio rapido al lavoro, e dei manager, che necessitano di migliorare l'efficienza e la produttività, garantendo una comunicazione fluida e senza soluzione di continuità.

Tutto questo si traduce in un aumento esponenziale delle soluzioni di conferenza in SaaS, in grado di offrire ai consumatori servizi di facile utilizzo. Numerose organizzazioni che hanno adottato questo tipo di tecnologie sono in grado di documentare gli immediati e numerosi benefici che si ottengono grazie al processo di adozione rapido e ‘on service’ con gli utenti, ai quali viene consentito di comunicare in modo trasparente con colleghi, clienti e partner.

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Sono molte per esempio le aziende che stanno registrando progressi tangibili in termini di assunzione di nuovi dipendenti, retention e aumento della produttività, raggiungendo significativi vantaggi competitivi. E’ proprio in questo contesto che si inserisce l’accurata attività di monitoraggio Lifesize del feedback dei clienti, a seguito dell’adozione delle proprie soluzioni. Per esempio, uno dei clienti Lifesize ha riferito un evidente miglioramento della comunicazione nell’ambito della supply chain, nonché progressi significativi della collaborazione tra i team distribuiti. Inoltre, l'utilizzo di una soluzione basata su cloud ha comportato una sensibile diminuzione dei costi IT.

I vantaggi del cloud

Come accade in qualsiasi transizione tecnologica, effettuare una migrazione di successo verso una tecnologia di comunicazione video basata su cloud richiede alcuni passaggi chiave. Prima di tutto, è necessario assicurarsi di prendere la decisione che meglio risponde alle esigenze della propria azienda. La maggior parte delle società, infatti, passano a una soluzione cloud motivate dalla ricerca dei seguenti vantaggi.

Riduzione dei costi - I reparti IT sono sotto pressione per ridurre i loro budget. L’acquisto di infrastrutture di video collaboration hardware on-premise richiederebbe un elevato investimento iniziale solo per poter far fronte alle necessità di collegamento da parte degli utenti. Un servizio di video collaboration in cloud, invece, ridurrebbe drasticamente l’impegno economico portandolo ad un canone dimensionato all’uso effettivo del servizio da parte degli utenti, con la possibilità di crescere in base alle esigenze dell’azienda.

Maggiore flessibilità - E’ difficile gestire sessioni di videoconferenza pianificate con un preavviso breve o addirittura inesistente. Ma proprio queste caratteristiche di flessibilità e agilità sono le più richieste in un ambiente di lavoro dinamico. Grazie a un'applicazione intuitiva basata su cloud, gli amministratori IT possono guadagnare tempo prezioso, consentendo agli utenti di diventare più autosufficienti. Inoltre, le piattaforme di comunicazione video di livello enterprise, basate su cloud, offrono più flessibilità rispetto ai servizi che nascono dalle applicazioni consumer.
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Amministrazione e gestione semplificate - Gli amministratori IT che scelgono un fornitore di video collaboration in cloud non devono più occuparsi di gestire in-house l'infrastruttura di videoconferenza, liberando così tempo prezioso, denaro e risorse. Una console web di gestione consente ai responsabili IT di accedere facilmente alle dashboard per controllare le statistiche di utilizzo e personalizzare le impostazioni.

Aumento della “device diversity” – La piattaforma di video collaboration deve supportare una vasta gamma di dispositivi e tecnologie, un compito oneroso che molte aziende preferiscono affidare all'esterno. Le soluzioni professionali di videoconferenza, basate su cloud, introducono invece la collaborazione nei dispositivi che i dipendenti utilizzano ogni giorno: desktop, notebook, tablet e smartphone, con applicazioni basate su browser, native o mobili. Non è pertanto necessario preoccuparsi di elementi come la versione del software dei device o la complicazione degli aggiornamenti.

Interoperabilità - Di solito, i prodotti di videoconferenza on-premise non sono caratterizzati da interoperabilità e si inseriscono ancora in un ambiente di software proprietario, che richiede agli utenti di acquistare un costoso gateway per connettersi con soluzioni di comunicazione video di terzi. I decision maker delle organizzazioni che trasferiscono la videoconferenza su cloud si impegnano affinché l'interoperabilità diventi responsabilità del fornitore, evitando così di farsi carico di apparecchiature incompatibili che lascino gli utenti in silos isolati.

Ma serve il vendor giusto

Una volta stabilito che una soluzione di videoconferenza basata su cloud è adatta alla propria organizzazione, è tempo di selezionare i propri fornitori. In questo si dovrebbe prestare particolare attenzione ai livelli di servizio e assistenza previsti, chiedere informazioni sui livelli di “guasto” e discutere in merito alla disponibilità del fornitore. Si può anche optare per un modello ibrido che includa una soluzione di videoconferenza basata su cloud ma anche una componente hardware, collocata nella sala conferenze, per offrire ai dipendenti il meglio di entrambi i mondi: un tradizionale incontro face-to-face e allo stesso tempo la possibilità di effettuare chiamate in remoto durante i meeting.

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Infine, l'implementazione efficiente è fondamentale: anche se il software è perfetto per la propria organizzazione, non funzionerà a dovere se non è implementato correttamente. L’implementazione efficace comprende vari elementi.

La scelta di una “point person” - Selezionare il team giusto e stabilire chi fa cosa e quando attenua la probabilità di una fase di stallo nel corso dell’implementazione. E assicura il fatto che tutti sappiano a chi spetta l’ultima parola.
Stabilire una linea temporale - Stabilire una timeline chiara e puntuale ed assicurarsi che il vendor sia disponibile, quando necessario, elimina il rischio di un'attivazione senza una scadenza precisa.
Mantenere la concentrazione - Resistere alla tentazione di perdersi nei dettagli, piuttosto che concentrarsi sul quadro generale, è decisivo, così come è importante affrontare i problemi di alto livello e beneficiare delle funzionalità aggiuntive dopo l'implementazione.
Ascoltare l'esperto - I clienti spesso si aspettano che i fornitori configurino il nuovo software in modo che corrisponda alle loro operazioni interne, il che può portare nel lungo periodo a conseguenze negative. Per il successo dell’implementazione è necessario ricordare chi è l'esperto: il vendor quando si tratta del nuovo software, l'azienda quando si tratta di operazioni business.
Ottenere la partecipazione degli utenti - Dopo un lungo percorso di verifica, è normale dare per scontato che il processo di vendita interno si sia concluso. Nulla potrebbe essere più lontano dalla verità. I dipendenti che utilizzeranno il nuovo software, infatti, potrebbero non essere stati coinvolti nelle dinamiche di approvazione. Assicurarsi che essi acquisiscano una eccellente capacità di utilizzo del nuovo software aumenterà la probabilità di un'implementazione appropriata e puntuale. È importante, altresì, ottenere la fiducia e l’approvazione degli utenti e ascoltare le loro esigenze nel corso dell’attivazione.

Enrico Leopardi è VP Sales, Southern EMEA di Lifesize
Pubblicato il: 16/05/2018

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