E' una filosofia evolutiva quella seguita da Ricoh nell'ambito della gestione documentale, che ha radici profonde e oggi poggia su un modello consolidato che si sta spostando dal concetto di gestione dei processi di stampa (Managed  Print Services) a quello di gestione del documento (Managed Document Services). Un processo che tiene conto delle nuove dinamiche che caratterizzano il mercato. Ed è proprio in quest'ambito che il Gruppo punta a spostare il proprio baricentro nei prossimi anni vestendo i panni di interlocutore unico per tutto ciò che concerne la gestione dei servizi documentali. "Questa evoluzione non è partita ieri, afferma Davide Oriani, amministratore delegato e ceo Ricoh Italia. Già nel 2000 Ricoh ha introdotto il servizio di Pay per page che è via via evoluto nel tempo in un concetto di gestione dei servizi di stampa per abbracciare oggi quello di gestione dei processi documentali, proponendosi come consulente a tutto tondo con un approccio metodologico volto a identificare il Tco della gestione documentale al fine di ridurlo ed evidenziare le aree di di possibile miglioramento".
Pur essendo ancora un'area poco esplorata la gestione documentale è destinata ad assumere un'importanza sempre più rilevante. Lo testimonia una ricerca Idc, commissionata da Ricoh Europe, su un campione di 477 aziende in Europa (Italia compresa), con più di 250 dipendenti e un fatturato superiore ai 50 milioni di euro, di cui sono stati coinvolti manager, direttori e C-level, che hanno già adottato (52%) o intendono adottare (48%) gli Mds.
Secondo Idc il tasso di penetrazione dei Managed Print Services oggi supera il 22%, ed è un mercato che crescerà di 1,6 miliardi di dollari nei prossimi sei anni.
I driver che spingono le aziende verso questa tipologia di servizi non sono più solo la riduzione dei csoti, ma anche la necessità di andare a incrementare l'efficienza e la produttività. E anche la necessità di cambiare le abitudini di stampa degli utenti. In termini di business  fattori quali la capacità di ottimizzare i flussi documentali, l'ampiezza dei servizi di stampa/documentali e l'integrazione di tali servizi con altri progetti It.
In generale, il quadro delineato da Idc  evidenzia che il percorso evolve dalla focalizzazione sull'efficienza operativa del servizio di stampa per ottimizzare e razionalizzare le infrastrutture verso una logica in cui si vanno a toccare i flussi documentali. C'è un terreno molto fertile per questa tipologia di servizi e per i fornitori in grado di porsi come consulenti esperti della gestione del cambiamento e del coinvolgimento degli utenti nelle strategie documentali. Ed è qui che Ricoh conta di poter offrire un forte valore aggiunto riuscendo a realizzare progetti di Managed Document Services in un disegno di cambiamento in cui accanto ai fattori abilitanti quali le tecnologie e le infrastrutture trovano posto le persone e i processi.
"I Managed Document Services di Ricoh – prosegue Oriani - oltre a offrire le tecnologie, sia hardware che software, portano nelle aziende innovazione di processo. In una fase iniziale di assessment – basata su una metodologia di analisi consolidata –  analizziamo i processi documentali in essere nell'azienda al fine di renderli più efficienti e in linea con le esigenze di business. Una volta installata l'infrastruttura tecnologica, il progetto viene costantemente monitorato, affinché possa essere dinamicamente adattato al variare delle necessità. Ricoh supporta inoltre le aziende con metodologie di change management per la gestione dei cambiamenti organizzativi che ogni innovazione tecnologica e di processo porta con sé".
Come spiega Massimiliano Barberis, Consulting Operation Manager di Ricoh Italia, ricorrendo ai Manged Document Service le aziende affidano in outsourcing la gestione dell'ambiente di stampa e dei processi documentali. L'obiettivo è mantenere e incrementare la produttività del parco macchine, ottimizzarne la gestione e migliorare l'efficienza dei flussi di lavoro abbracciando l'intero ciclo di vita del documento". 
E l'approccio integrato messo in campo dal vendor  - totale outsourcing dalla consulenza alla gestione del contratto - indaga la prospettiva sociale (hw+ sw e servizi per migliorare l'efficienza e la produttività) e la integra con prospettive economiche (risparmio nella riproduzione e stampa documentale) e ambientali (riduzione Co2 e contenimento dei costi energetici).
Tra le aziende che hanno scelto Ricoh  come fornitore di Mds spicca Marzotto Group, che scelto di dare in outsourcing l'intero ambito tecnologico mantendo al proprio interno le attività core relative allle Business Applications.