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Fatturazione Elettronica: occorre “fare sistema”

Un’adozione diffusa del processo di Fatturazione Elettronica può portare a risparmiare fino a 60 miliardi di euro all’anno, se estesa all’intero ciclo ordine-pagamento. Gli standard non ostacolano il processo ma lo facilitano, così come la normativa. Gli attori coinvolti devono collaborare in modo più intenso, affinché tutto il sistema ne possa trarre beneficio. Il tema al centro del recente convegno organizzato dalla School of Management del Politecnico di Milano.

Autore: Barbara Torresani

In Italia si scambiano all’anno circa 1,3 miliardi di fatture B2b e 1 miliardo di fatture B2c; sono stime della Ricerca 2009 dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano, presentati in un recente convegno a Milano.
A questo totale di fatture si possono applicare benefici potenziali per ciascuna fattura compresi tra i 2-3 euro e gli 80 euro, in funzione del settore e del grado di copertura della soluzione implementata.
Il beneficio potenziale per l'Italia, a livello di incremento di produttività,  derivante dall'adozione diffusa della Fatturazione Elettronica risulterebbe compreso tra i 10 miliardi di euro all'anno - se le logiche della dematerializzazione fossero applicate alla sola fase di fatturazione - e i 60 miliardi di euro all'anno - nel caso in cui l'adozione fosse estesa all'intero ciclo ordine-pagamento. Sono valori compresi tra l'1% e il 4% del Pil annuo.
Da non sottovalutare l’impatto che un'adozione estesa della Fatturazione Elettronica potrebbe avere sulla Pubblica Amministrazione (e la conseguente ricaduta sui fornitori della PA stessa): tra 300 milioni di euro e i 2 miliardi di benefici annui, in funzione del modello di adozione.
Quello della Fatturazione Elettronica è un tema su cui ancora oggi vi è molto “misunderstanding”; sono molte le  accezioni che gli si dà e lo si può affrontare sia in termini di normativa, obblighi e costi sia dal punto di vista del valore. E’ parte di un processo esteso, che va dall’allineamento dei dati anagrafici e arriva alla riconciliazione dei pagamenti.
L’Osservatorio ha classificato tre modelli: la conservazione sostitutiva  della fattura; il processo secondo cui la fattura rimane sempre elettronica durante tutto il suo ciclo di vita (in questo caso ci sono due modalità diverse di applicazione: la fattura in forma di dati strutturati e quella di dati non strutturati); l’integrazione e la dematerializzazione dell’intero ciclo ordine-pagamento della fattura, un processo molto più ampio che considera tutti i modelli scambiati in formato elettronico e a norma di legge. 

[tit:La redditività dei progetti]
La quantificazione della redditività dei progetti di Fatturazione Elettronica ha evidenziato come il Tempo di Payback sia in genere inferiore a un anno. I benefici risultano ampiamente superiori ai costi correnti e agli investimenti necessari per conseguirli. I benefici per l’impresa variano da modello a modello; per il caso della conservazione sostituitiva si parla di 2-3 euro per fattura (che “nettizzati” diventano 1-2 euro) e di benefici in termini di payback inferiore all’anno. Nel caso della fatturazione elettronica con scambio di dati non strutturati si va da un risparmio da 1 a 4 euro per ciclo e un tempo di payback inferiore ai due anni, mentre per lo scambio di dati strutturati il risparmio è nell’ordine di 10 euro per ciclo, il tempo di payback è inferiore all’anno e si hanno benefici soprattutto in termini di incremento della produttività del personale.
I benefici più evidenti per l’impresa si ottengono qualora si faccia ricorso a un processo di integrazione e dematerializzazione dell’intero ciclo ordine-fattura. In questo caso i benefici sono di 20 volte maggiori rispetto ai precedenti, si parla di 30-80 euro per ciclo, con tempi di payback inferiori all’anno, un miglioramento della produttività del personale, un miglioramento dell’accuratezza del processo e benefici consistenti sul margine aziendale.
Si tratta si benefici prevalentemente ad appannaggio delle grandi aziende ma valgono, in misura inferiore, anche per le Pmi, che registrano comunque tempi con ritorni inferiori ai due anni.
Come ha spiegato Alessandro Perego, Responsabile Scientifico dell'Osservatorio, per ciò che riguarda il grado di adozione della Fattura Elettronica in Italia ci si trova di fronte a due tipologie di imprese: quelle che si stanno avvicinando al processo da ordine-fattura (EDI), e quelle che offrono la conservazione sostituitiva.
Nel caso della Fattura Elettronica sono circa 60 mila le imprese che si scambiano i dati in formato elettronico strutturato; circa 7 mila appartengono a filiere e si scambiano documenti secondo lo standard condiviso EDI. Sono invece circa 35 mila quelle che utilizzano formati proprietari.
Sono  2 mila, invece, le aziende che hanno appprocciato il tema della Fatturazione Elettronica a partire dai modelli di conservazione sostitutiva delle fatture (attive, passive o entrambe); ed è questo un primo passo verso la logica dell’integrazione e dematerializzazione dell’intero ciclo.
Le barriere principali a un livello di diffusione più elevato sono relative a ostacoli interni ed esterni, a una certa confusione normativa, a una scarsa consapevolezza del valore (qui entra in gioco commitement del vertice aziendale), e alla difficoltà a collaborare con l’esterno (è un passaggio culturale importante).  Ma è anche un problema di frammentazione: è importante che si attui un cambiamento organizzativo interno alle aziende  che passi dai sistemi informativi.
Attribuire molti problemi alla normativa è la scusa più gettonata per “non agire”. Ma è una scusa che non regge più. In quadro normativo ormai è in vigore dal 2004. In quest’ambito occorre puntare alla semplificazione e all’armonizzazione, mantenendo la stabilità del quadro normativo.
E anche gli standard non possono essere considerati delle barriere. È la modalità più semplice per integrare gli strumenti, per favorire l’interoperabilità tra i sistemi.
Sono due gli assi su cui si dovrebbe sviluppare maggiormente il processo di diffusione della Fatturazione Elettronica: il grado di collaborazione tra gli attori (legislatore, banche, imprese,…) per mettere insieme una soluzione di sistema e una maggiore semplicità e chiarezza del quadro normativo. 

[tit:Regole per fare sistema]
L’Osservatorio ha distillato delle regole per impostare  progetti di Fatturazione Elettronica in grado di cogliere il massimo dei benefici. In particolare:
- Puntare all’integrazione dell’intero processo, che, come visto può portare a benefici netti per ciclo che si moltiplicano di 20 volte(da qualche euro a 50-70 euro);
- Agire prestando attenzione alla qualità del processo. Oltre il 50 % degli errori sono imputabili alla fase iniziale e riguardano dati e anagrafiche;
- Procedere per gradi, tenendo conto degli investimenti già effettuati. Si può arrivare al proprio obiettivo seguendo percorsi diversi; la conservazione sostituitiva e la fatturazione elettronica sono di aiuto per arrivare a una completa integrazione del ciclo.
- Progettare un unico processo con diversi canali di interfaccia verso clienti e fornitori: la varietà dei canali di comunicazione con clienti e fornitori (EDI, portali, PEC, fax, ecc.) - inevitabile, date le differenze nel grado e nella maturità di adozione - non impedisce di progettare un unico processo interno ottimizzato che realizzi, ad esempio, una riconciliazione automatica fatture-ordini indipendentemente dal canale con cui pervengono le fatture.
Fatto salvo che oggi le imprese si trovano nelle condizioni per implementare la fattura elettronica, ciò che occorre veramente è “fare sistema”. I principali stackholder (banche, Pa, imprese, legislatore, professionisti ….) oltre a lavorare sull’ottimizzazione interna devono percorrere strade di collaborazione più intensa, affinché tutto il sistema ne possa trarre beneficio, puntando alla semplificazione. Bisogna rendere più semplici alle aziende i processi che già sanno fare.
Si deve instaurare un dialogo strutturato tra il mondo bancario e il mondo delle imprese, creare le condizioni per un confronto tra filiere che hanno già tassi e maturità di adozione importanti e filiere che sono, invece, agli inizi del percorso, coinvolgere le categorie professionali, favorire un tavolo di lavoro tra il sistema della PA e il mondo delle imprese che già operano con modelli di dematerializzazione del processo logistico-commerciale (già "vicine" alla fatturazione elettronica nel senso più completo) per garantire lo sviluppo di un contesto omogeneo in grado di evolvere senza in modo coerente ed omogeneo. 

[tit:Normativa e dintorni]
Il quadro normativo è completo ma complesso; non esiste una perfetta armonia in quest’ambito, quello che manca infatti è un lavoro coordinato. L’ideale sarebbe non modificare le leggi ma adeguarle e semplificarle, tenendo sotto controllo i costi di adeguamento. A livello europeo si guarda all’individuazione di una soluzione tecnologica per la trasmissione della fatturazione elettronica all’interno della Commissione Europea, che rispecchi un’impostazione di neutralità tecnologica e  preveda l’armonizzazione della normativa tra stati membri.
Da tenere in considerazione anche gli aspetti legati alla Privacy

[tit:Il ruolo della PA]
Degli 80 progetti di e-gov 2012, 13 hanno una valenza strategica; tra di essi ve ne è uno relativo alla Fatturazione Elettronica. Nella cornice PA il Cnipa riveste un ruolo importante nel dare impulso e supporto in termini di fonitura di strumenti abilitanti, impostando delle regole, portando avanti attività di monitoraggio dei processi  e azioni concertate.
La Fattura Elettronica è un modello di riferimento per la PA, che può fare da fattore di moltiplicazione. Per prima la PA farà proprie le norme che ha stabilito per l’adozione della Fattura Elettronica; come gestore del sistema di interscambio è stata individuata l’Agenzia delle Entrare.
“La Fatturazione Elettronica è un punto di snodo, ha dichiarato Anna Pia Sassano, responsabile Settore processi e Sistemi ICT Agenzia delle Entrate. Bisogna favorire la dematerilizzazione di tutto il processo, massimizzare gli investimenti già fatti  e applicare il processo di Fatturazione Elettronica non solo nella PA ma esternderlo in tutto il Paese. Il lavoro sulle Regioni è in fase inziale; sono stati organizzati dei gruppi di lavoro che operano in maniera coesa su un progetto comune di per la PA. Gli standard non sono degli ostacoli; l’Edi,  in particolare, deve essere valutato come una grossa opportunità.”.  

[tit:Frammenti di opinioni]
Il convegno ha  visto la partecipazione di importanti attori, ognuno dei quali coinvolto in qualche misura nella diffusione del processo di Fatturazione Elettronica: dagli istituti bancari, alla alla PA, alle Associazioni di categoria, fino ai professionisti.
Liliana Fratini Passi, Segretario del Consorzio CBI, che conta circa 680 banche consorziate, ha sottolineato quanto sia importante fare cultura in quest’ambito, allineando tutti i soggetti. “La Banca, ha dichiarato offre infrastruttura per i pagamenti e anche per lo scambio di fatture elettronica, quest’ultima vista come un driver per creare efficienza”.
Stefano Novaresi, vice Presidente del Consorzio Dafne, ha affermato la necessità di passare da un modello competitivo a un modello collaborativi tra ecosistemi. “La collaborazione, ha dichiarato, è un reale opportunità per fare innovazione partendo da processi operativi semplici, per spingersi a porzioni sempre più ampie di processi. Occorre ragionare non solo in termini di supply value chain ma anche di finance value chain.
Domenico Santececca, direttore centrale responsabile Area Corporate di Abi, ha enfatizzato come: “Nella logica di fare sistema sia importante focalizzarsi su cosa fare direttamente e non su cosa devono fare gli altri. Il sistema bancario deve continuare sulla strada intrapresa, focalizzandosi non tanto sugli aspetti tecnologici, ormai considerati delle facility, ma sul far crescere il valore tra banche e imprese”.
In rappresentanza dei commercialisti è intervenuto Claudio Bodini, Consigliere delegato Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili, che ha spiegato come sta cambiando la figura del commercialista.  Quest'ultimo sta assumendo sempre più il ruolo di intermediario che guarda all’innovazione, persona di fiducia per gli imprenditori. “Il commercialista è il fiduciario dell’imprenditore, ha sostenuto, non solo per i processi attivi ma anche per la riscossione, e per il ruolo di intermediazione che svolge con la PA”.
Bonfiglio Mariotti, presidente do Assosoftware, ha invece posto l’accento sulla necessità di adottare un linguaggio comune. “Le imprese hanno bisogno di strumenti semplici, immediati, ha dichiarato.   È importante che l’obbilgo alla fatturazione elettronica venga stratificato; non riguardi solo gli enti pubblici centrali ma anche le Regioni”.  
“E un fattore critico, ha poi concluso, riguarda l’adozione degli standard. Occorrono standard per la fatturazione elettronica, non solo nell’ambito dei commercialisti ma anche nelle PMI.”   
Pubblicato il: 27/05/2009

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