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HP, le aziende faticano a soddisfare i requisiti di E-discovery

Alcune ricerche rivelano che le aziende faticano a soddisfare i requisiti di E-discovery, nonostante le informazioni siano un fattore critico di successo per il business.

Autore: Redazione ImpresaCity

HP ha annunciato i risultati di una recente indagine secondo la quale, sebbene nel 2009 le aziende considerino le informazioni una delle più rilevanti priorità di business, meno della metà dei decision-maker si dicono fiduciosi del livello di qualità e accessibilità delle informazioni all’interno dell’organizzazione di appartenenza. Si rivela inoltre come circa il 40% delle imprese sia svantaggiata dalla mancanza di competenze al proprio interno e da strategie poco chiare di gestione delle informazioni.
Le organizzazioni comprendono che disporre delle informazioni giuste al momento giusto rappresenti un fattore critico per il successo del business e tuttavia trovano difficile motivare investimenti in progetti focalizzati sulle informazioni.
Dalla ricerca emerge che la riduzione dei costi e la compliance siano considerati obiettivi primari per le aziende. Nonostante questo, molte organizzazioni non sono ancora adeguatamente strutturate per gestire le informazioni in relazione alla richiesta di reperimento elettronico (e-discovery) in modo puntuale ed economicamente efficiente a causa della mancanza di una strategia proattiva e di soluzioni e risorse finanziarie adeguate per far fronte alle richieste.
Alla domanda relativa quali progetti “incentrati sulle informazioni” le aziende intervistate intendano promuovere nei prossimi due anni, vengono menzionati la trasformazione del workflow documentale, la gestione dei record e l’e-discovery/compliance.
I requisiti dell’e-discovery sono in continua evoluzione e le aziende devono essere conformi alle normative per evitare costose cause legali. Normalmente, i processi di e-discovery richiedono la produzione di informazioni dettagliate relative al business sulla base di una data e un argomento specifico.
Le aziende spesso faticano a far fronte a questi requisiti fondamentali, soprattutto perché non sempre comprendono le caratteristiche delle richieste di e-discovery. Inoltre, le imprese non dispongono dei fondi necessari per l’implementazione di soluzioni tecnologiche dedicate al reperimento delle informazioni di cui hanno necessità.
Oltre la metà degli intervistati nelle piccole e medie aziende ha indicato infatti la mancata comprensione dei requisiti dell’e-discovery quale principale impedimento alla definizione di un’efficace strategia di reperimento elettronico delle informazioni.
Nonostante una diffusa consapevolezza dei rischi derivanti dalla mancata implementazione di una strategia di archiviazione, molte organizzazioni non possiedono le competenze, le risorse economiche e l’infrastruttura adeguate per evitare tali rischi. Oltre il 40% delle aziende dichiara che la maggior preoccupazione rispetto all’e-discovery è costituita dai rischi legali e finanziari della mancata produzione dei documenti nel rispetto dei tempi. E’ stato rilevato dal 55% delle organizzazioni l’assenza di importanti casi aziendali di successo che giustifichino l’investimento necessario per l’avvio di un progetto dedicato alle  informazioni.
Circa l’80% degli intervistati ritiene indispensabile una soluzione di e-discovery per almeno tre tipologie di informazioni archiviate elettronicamente: messaggi di posta elettronica (89%), documenti di lavoro (78%) e dati nei database (72%).
Ben l’80% dei contenuti aziendali è oggi costituito da dati “non strutturati” o da informazioni esterne ai database. Proprio le informazioni non strutturate sono spesso oggetto di richieste di e-discovery per effetto di norme governative o di procedimenti civili.
Pochissime organizzazioni dichiarano che ricorrerebbero all’e-discovery per ricercare fonti di informazioni multimediali. Questo aspetto pone la questione di come le aziende possano far fronte alle complessità di una richiesta di e-discovery che includa altre forme di contenuti non strutturati, come messaggi di testo, video, audio e contenuti social media.
Quasi la metà degli intervistati ha ammesso di avere scarsa dimestichezza con il modello Edrm (Electronic Discovery Reference Model) che definisce le best practice dell’e-discovery.
Il modello Edrm suddivide per fasi le procedure di e-discovery: gestione delle informazioni, identificazione, raccolta e conservazione, elaborazione, revisione e analisi, produzione, presentazione.
Dei diversi stadi definiti nel modello, la gestione delle informazione è quello che secondo gli intervistati necessita di maggiori miglioramenti tecnologici. Il 51% lo indica come la prima priorità, seguito dall’identificazione, citata dal 47% degli intervistati.
HP offre una gamma di prodotti hardware, software e servizi per la gestione delle informazioni, il miglioramento della qualità dei dati e la conformità alle richieste di e-discovery e alle altre normative e richieste governative.
- HP Information Management Servizi di consulenza, progettazione e implementazione di soluzioni che consentono alle organizzazioni aziendali di acquisire, gestire e distribuire le informazioni nel luogo esatto al momento giusto.
- HP Information Governance and Information Quality Management Servizi di protezione, gestione e miglioramento della qualità dei dati che al tempo stesso consentono la riduzione dei costi di gestione degli stessi.
- HP Integrated Archive Platform Consolidamento e centralizzazione di messaggi di posta elettronica, file e documenti su un’unica piattaforma per l’archiviazione scalabile dei contenuti.
HP TRIM software. Sistema di gestione dei documenti e delle registrazioni che riduce i rischi associati alla mancata conformità ai requisiti legislativi e di regolamentazione e al tempo stesso incrementa la sicurezza, l’integrità dei dati e la produttività.
Pubblicato il: 31/05/2009

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