In un periodo di crisi come quello dal quale, auspicabilmente, stiamo ora iniziando a uscire, oltre alla concentrazione sul valore del cliente le aziende hanno dovuto pensare a come ridurre o eliminare gli sprechi nei propri processi. Quelli produttivi, innanzitutto, adottando i principi della Lean Production, per poi estendersi alle funzioni di supporto, amministrative e direzionali.
Si arriva così al concetto di Lean Office, che contempla l’analisi delle procedure degli uffici nell’ottica della riduzione degli sprechi e della massimizzazione dell’efficienza. Gli elementi funzionali sono gli stessi della Lean Production, ma l’ambiente di lavoro richiede una personalizzazione dei termini e dei componenti allo scopo di renderli adatti alle specifiche esigenze degli uffici.
Dei concetti collegati al Lean Thinking, Formula si occupa da tempo, a complemento della propria offerta Erp: “Siamo partiti anche noi dalla produzione – conferma il pre-sales manager Mario Pasquale – ma negli ultimi due anni il nostro supporto a temi più specifici, dal Lean Accounting, che individua pratiche per alleggerire gli sprechi e ottimizzare le attività amministrative e di controllo di gestione, fino al Lean Office”.
Dello snellimento delle aziende a 360°, coinvolgendo supply chain, amministrazione e servizi, Formula parlerà in un evento in programma il prossimo 6 ottobre a Milano, non solo per portare qualche esempio pratico, ma soprattutto per far emergere i vantaggi concreti dell’approccio sia per l'erogazione di servizi sia nell'ambito delle operatività di back office.
All’evento parteciperanno non solo alcuni utenti finali, che testimonieranno la propria esperienza, ma anche consulenti specializzati: “Il nostro obiettivo è fornire gli strumenti tecnologici a supporto delle organizzazioni – aggiunge Pasquale – in affiancamento agli esperti di strategie e definizione degli approcci più corretti. Aree come la contabilità, gli acquisti e le vendite possono essere rese più fluide e meno costose anche grazie alla configurazione del proprio sistema gestionale in un'ottica Lean”.
Il tema in sé è piuttosto esteso e coinvolge non solo la razionalizzazione dei processi, ma anche degli spazi e dei ruoli. Tuttavia, al centro di ogni processo di snellimento e recupero di efficienza ci sono flussi di lavoro e lì la componente tecnologica gioca un ruolo di primo piano: “La dematerializzazione documentale, per fare un esempio, nasce dalla volontà di rendere più semplici e rapidi i cicli di gestione e approvazione – spiega Pasquale – e questo coinvolge l’adeguamento del sistema gestionale in uso e l’integrazione con flussi e strumenti, come la firma digitale, necessari per raggiungere gli obiettivi prefissati. Discorsi assimilabili potrebbero essere fatti per l’automazione della forza vendita o del magazzino. Il nostro ruolo è quello di comprendere quali strumenti mettere a disposizione in base alla specifica realtà di ogni azienda”.
Ci si potrebbe chiedere se, nella logica della ricerca di efficienza, non sia meglio per le aziende pensare di esternalizzare interi processi considerati a basso valore, come è capitato già in diverse realtà anche italiane: “In base alla nostra esperienza – testimonia Pasquale – nel campo della gestione della logistica o del magazzino, abbiamo riscontrato come effettivamente l’outsourcing abbia portato risparmi senza perdita di efficienza e produttività. Nel caso del back office, invece, la scelta può rivelarsi più problematica, soprattutto quando un’impresa ha bisogno di recuperare rapidamente dati dall’area amministrativa. Le due strade sono entrambe percorribili, ma la decisione va presa studiando attentamente il contesto operativo”.
Riflettendo sui temi collegati al Lean Thinking, Formula intende proporsi ai propri interlocutori, soprattutto le medie aziende italiane impegnate sul mercato globale, non come un semplice fornitore di soluzioni Erp, ma come un partner in grado di partecipare alle fasi di disegno dei processi: “Il periodo difficile, in settori come quello manifatturiero, ha inevitabilmente portato a decisioni legate alla riduzione dei costi e a riorganizzazioni studiate per snellire i processi. Ripensare al back office, oggi, significa non solo recuperare efficienza interna, ma anche supportare le attività di vendita o anche le strategie aziendali nel loro complesso. Si tratta di un’esigenza trasversale, che tocca i settori verticali più disparati e genera nuove opportunità di business”, conclude Pasquale.