In base a uno studio realizzato da Coleman Parkes e Xerox su 600 responsabili di sistemi informativi di grandi aziende americane ed europee, solo il 9% dei processi di business chiave continueranno ad essere gestiti essenzialmente su carta nei prossimi due anni.
Il dato sarebbe esaltante, ma al momento il 55% del campione ammette che i processi aziendali vengono ancora gestiti largamente, se non interamente, in modo tradizionale punto il settore finanziario appare quello in maggiore ritardo (62%) seguito dalla Pubblica amministrazione (55%).Circa un terzo delle aziende comunica ancora con i propri clienti attraverso la posta ordinaria, anziché via e-mail o i social media. Inoltre, il 40% non ha ancora reso operativo soluzioni per i propri collaboratori mobili, il 47% non ha aggiunto ho ottimizzato servizi cloud e il 45% non ha integrato capacità di analisi predittive attraverso i Big Data.
Il 41% del campione concorda sul fatto che la transizione verso flussi di lavoro digitalizzati permetterebbe di ridurre i costi organizzativi, guadagnare in agilità (29%) aumentare la produttività (28%) e rendere più sicuri i documenti (25%). L'evoluzione non sembra condizionata più di tanto dalla presenza di competenze, visto che lo 87% ha dichiarato di esserne disposto.
Circa tre quarti delle aziende interpellate stimano di aver già identificato le procedure più adatte ad essere automatizzate all'interno della propria realtà. Le funzioni che sembrano prestarsi meglio alla transizione sono la contabilità (38%), la gestione delle spese aziendali (37%), i crediti (36%) e le relazioni con i clienti (35%).
Per digitalizzare i processi cartacei, occorre analizzare anche le abitudini di stampa nelle imprese. Lo studio di Coleman Parkes e Xerox evidenzia che se il 90% fa uso di indicatori come il conteggio delle pagine stampate o la divisione fra bianco e nero e colore, prevale nella maggioranza delle realtà la mancanza di conoscenza sui motivi che ancora spingono a stampare in alcuni casi milioni di pagine all'anno. Per superare le barriere esistenti e spingersi verso una concreta digitalizzazione, occorrerebbe comprendere i motivi che portano a una circolazione ancora ampia di carta quando la maggior parte dei documenti iniziano la propria vita su un computer, un tablet o uno smartphone ovvero dispositivi che offrono capacità di condivisione e memorizzazione molto facili.