Anche nell’era dell’AI, non si può migliorare un processo che non si conosce davvero. Su questo concetto si basa la proposta di UiPath, specialista di Business Orchestration and Automation presente in Italia già dal 2019, e con clienti tra cui Alfasigma, Banca Progetto, Crif, Generali, Lavazza, Mediobanca, Gruppo Unipol, Unieuro.

Fondata vent’anni fa in Romania come specialista di Robotic Process Automation (RPA), UiPath nel frattempo è diventata una multinazionale quotata al Nyse e con sede a New York, che grazie all’AI ha esteso il suo ambito d’azione alla digitalizzazione di interi processi end-to-end, e da poche settimane ha lanciato Cartographer, un agente AI specializzato nell’analisi dei processi aziendali.

Più in dettaglio, Cartographer ha l’obiettivo di rappresentare dinamicamente i processi, trasformando la conoscenza frammentata in azienda (procedure operative standard, documenti, diagrammi, trascrizioni) in “Map of Work” che possono aggiornarsi in tempo reale. UiPath ha presentato la soluzione al suo recente evento Fusion 2026, a Milano, dove abbiamo incontrato Davide Marchetti, Country manager in Italia (nella foto), e Alexandru Mihailciuc, SVP Sales Engineering.

"Un chatgpt progettato per i processi"

“Siamo partiti dal basso, dall’automazione del singolo task, per arrivare all’orchestrazione di interi processi, con un layer trasversale rispetto alle varie applicazioni: per questo comprendiamo davvero come viene svolto il lavoro”, spiega Mihailciuc. “È un approccio diverso da quello di altri vendor di orchestration e BPM, che partono dall’alto, da come il processo dovrebbe essere eseguito in modo ottimale: questo però non corrisponde quasi mai al processo reale”.

Le aziende spesso non sanno neanche da dove cominciare, ma anche quando hanno già deciso, manca una conoscenza completa dei processi prescelti, sottolinea Marchetti. “Anche se sono documentati, mancano le consuetudini non scritte, le eccezioni, i cambiamenti non formalizzati. Cartographer usa tecnologie di agentic AI per ricostruire il processo utilizzando tutte le informazioni disponibili. Individua le incongruenze tra le fonti e fa domande mirate per colmare le lacune informative. È una sorta di ChatGPT progettato per i processi”.

Il risultato iniziale, continua Marchetti, è una descrizione dell’as-is, cioè del processo per come è davvero. Con la stessa tecnologia si può poi passare al to-be, individuando scenari di ottimizzazione anche in base ai KPI che l’azienda vuole raggiungere, per esempio in termini di tempistiche. La soluzione restituisce un documento di progettazione del processo comprensibile anche agli utenti di business, e utilizzabile per l’implementazione.

"Una mappa che si può aggiornare, con il consenso umano"

“Non è solo un nuovo prodotto, ma un nuovo approccio alla business analysis e alla consulenza, perché l’output non è una fotografia statica: è una mappa dinamica del lavoro. Se per esempio cambia una policy in seguito a una nuova legge, il sistema acquisisce questa informazione e, con il consenso del responsabile umano, aggiorna la mappa”, spiega Mihailciuc. “Si può anche simulare l’effetto della nuova regola e chiedere al sistema come cambierebbe il processo e quali KPI ne sarebbero influenzati”.

Al momento, precisa Marchetti, l’intervento umano è sempre previsto. “In Italia finora non ho mai visto processi completamente end-to-end governati da agenti, anche perché quasi sempre ci sono  questioni di sicurezza e compliance. UiPath è un layer sicuro e tracciabile: consente anche di ricostruire come sono state prese le decisioni e da chi. Finora l’AI agentica è stata associata soprattutto alla produttività individuale. Il nostro obiettivo è portarla all’interno di processi complessi in modo sicuro, assecondando una tendenza significativa, anche in Italia, verso utilizzi più evoluti degli agenti, legati appunto ai processi più che al singolo utente”.

L’estensione dell’ambito d’azione ai processi end-to-end cambia anche l’interlocutore-tipo di UiPath nelle aziende. “Quando ci occupavamo di automazione dei task e RPA, il referente era spesso il centro di eccellenza, che raccoglie le richieste del business - per esempio, automatizzare una certa attività - e si rivolge a noi per realizzarla”, osserva Marchetti.

“I processi invece attraversano diversi ‘silos’, tra i quali spesso manca la condivisione delle conoscenze. Cartographer serve anche a superare questo problema: è uno strumento collaborativo, che può coinvolgere persone di diverse business unit. Questo cambia anche i nostri interlocutori. Nelle grandi aziende lavoriamo sempre più con figure come chief digital officer, head of transformation e, in alcuni casi, l’head of AI”.

Davide Marchetti, Country Manager di UiPath in Italia

Banche e servizi finanziari, ma non solo

La complessità comunque resta. “In alcuni clienti un processo end-to-end è composto in realtà da 4-5 processi separati: uno comincia e termina, poi ci sono attività manuali di collegamento, quindi parte il secondo e così via. Con le nostre soluzioni di orchestrazione, come Maestro, possiamo coordinare robot RPA per le attività deterministiche e basate su regole, ma anche agenti, compresi quelli di terze parti, e interventi umani. Tutto ciò contribuisce a ridurre i silos, ma comporta spesso anche profondi cambiamenti organizzativi”.

In effetti, sottolinea Mihailciuc, l’ostacolo più grande per questo tipo di progetti non è tecnologico, è soprattutto umano: “È la riluttanza a mettere a disposizione dell’agente tutte le informazioni necessarie. Anche nelle grandi aziende, a volte, una parte importante della conoscenza è custodita nella mente di pochi dipendenti esperti”

Nei clienti italiani che abbiamo citato all’inizio c’è una netta prevalenza del settore banche e servizi finanziari. In effetti, riconosce Marchetti, questo settore è tra i più avanzati nella digitalizzazione con RPA e agenti AI, anche perché i suoi processi si prestano molto bene. “Ma in realtà notiamo interesse in tutti i settori. Nel mio team enterprise due persone su quattro si occupano di banche e assicurazioni, ma le altre due seguono telco, manifatturiero, retail, utility. Abbiamo referenze anche nel settore pubblico, che manifesta un crescente interesse”.

I partner: Global System Integrator e "boutique" di consulenza

I partner “naturali” per UiPath, continua il country manager, sono Global System Integrator, e “boutique” di consulenza specializzate: per dare un’idea gli sponsor dell’evento Fusion di Milano erano EY, PwC, Avvale, Sprint Reply e OT Consulting. “OT Consulting, di Reggio Emilia, lavora molto sul territorio ed è particolarmente forte in ambito bancario, con competenze nell’automazione e nello sviluppo. Collaboriamo anche con Deloitte, Accenture, e con Roboyo, una multinazionale tedesca specializzata sull’automazione”.

Infine un accenno al modello di pricing. “L’offerta UiPath comprende diverse componenti, perché un processo può utilizzare più tecnologie. Per la RPA tradizionale, per esempio, si acquistano gli unattended robot, cioè i robot software che eseguono attività senza supervisione. Ci sono poi le licenze di sviluppo delle automazioni, che si pagano in funzione del numero di sviluppatori, mentre la parte più recente di AI si basa anche sul consumo, che si paga in token”.