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La gestione del personale con Excel

Volete pianificare al meglio i turni del personale? Con le funzionalità messe a disposizione dallo strumento "Risolutore" si può creare un sistema che consente di ottenere i migliori risultati con minore spesa.

Autore: Redazione ImpresaCity

Se pianificare la turnazione del personale vi riesce complicato, niente paura: con le funzionalità messe a disposizione dallo strumento Risolutore potete creare un sistema che permetta di ottenere i migliori risultati con la minore spesa.
Il Risolutore è un “componente aggiuntivo” che fa parte degli strumenti “avanzati” di Excel, ma in realtà, se provate ad applicarlo, vi rendete conto che non è poi così difficile da usare. Basta seguire alcune regole ed il gioco è fatto.Esso vi può risultare molto utile per predisporre una soluzione  che individui un valore ottimale per una formula, e darvi così la possibilità di risolvere problemi matematici anche molto complessi. Per funzionare a dovere, tuttavia, il Risolutore deve disporre dei dati in un modo ben preciso. Il valore della formula da elaborare, contenuta in una cella del foglio di lavoro denominata cella obiettivo, viene calcolato tenendo conto di un gruppo di celle variabili collegate ad essa in modo diretto o indiretto, ed è necessario definire opportunamente i vincoli numerici del problema.Una volta avviato, il Risolutore agisce modificando i valori nelle celle variabili per fare in modo che la formula della cella obiettivo produca il risultato voluto, o almeno il più vicino a quello atteso.

[tit:Se il Risolutore non si trova]
Anche se probabilmente non ve ne siete accorti, quando avete installato Office o Excel 2007 avete installato automaticamente insieme alle applicazioni anche il componente aggiuntivo Risolutore. Vi chiederete come mai allora tra i comandi di Excel non ne appare alcuno con questo

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Per usare il Risolutore bisogna caricarlo tra i componenti aggiuntivi di Excel usando la finestra delle Opzioni
nome. Il fatto è che, per poterlo utilizzare, dovete prima caricarlo, in quanto il componente per default rimane disattivato.L’operazione è comunque molto semplice: fate clic sul pulsante con il logo di Office e su Opzioni di Excel (in basso nella finestra). Cliccate poi su Componenti aggiuntivi di Excel nella casella Gestisci, su Vai e, nella finestra Componenti aggiuntivi disponibili, mettete la spunta alla casella di controllo Componente aggiuntivo Risolutore.
Confermate la scelta con Ok. Una volta caricato, il Risolutore visualizza il suo comando nel gruppo Analisi della scheda Dati.

[tit:Qual è il problema]
Per chiarire in pratica il funzionamento del Risolutore, lo applicheremo ad un esempio di situazione lavorativa, nella quale desideriamo minimizzare i costi e massimizzare il profitto.
Ipotizzate di essere titolari di un centro di formazione che rimane aperto per sei giorni alla settimana, e di voler gestire i turni degli educatori dipendenti in modo da garantire giornalmente nel miglior modo possibile la copertura del personale di servizio in base all’affluenza degli allievi, e raggiungere l’obiettivo di contenere al massimo le spese. Tenete conto dei dati da cui non potete prescindere in questo esempio: ogni educatore lavora quattro giorni consecutivi alla settimana ed ha diritto a due giorni consecutivi di riposo, ma percepisce ogni giorno la medesima paga.

[tit:Prepariamo il terreno]

In un foglio di lavoro vuoto costruite una tabella composta da nove colonne.
Nella prima, A, inserite i giorni di riposo per ogni turno (Lun-Mar, Mar-Mer,Mer-Gio,Gio-ven,Ven-Sab, Sab-Lun).
I turni sono in tutto cinque, A, B, C, D,E, ed F.
Inseriteli nella colonna adiacente B (A3:A8). Nelle colonne C, D, E, F, G ed H (corrispondenti ai sei giorni lavorativi della settimana) create la matrice A3:H8 di presenze/assenze in base a turno. Digitate “1” nelle celle corrispondenti alle presenze e “0” in quelle relative alle assenze.
Nella colonna I (I3:I8) inserite il numero di educatori per ogni turno. Nella cella C10, sotto alla tabella, inserite invece il numero degli educatori richiesti ogni giorno della settimana usando la formula =$I$3*C3+$I$4*C4+$I$5*C5+$I$6*C6+$I$7*C7+$I$8*C8.
Ora ricopiatela fino a H10 trascinando il quadratino apposito nell’angolo della cella.
Nella cella in basso della stessa colonna (I10) calcolate la somma totale con SOMMA(I3:I8).
Tenete presente che il numero corrispondente alla disponibilità deve essere sempre superiore alla

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Per aggiungere i vincoli bisogna fare clic sul pulsante Aggiungi, selezionare il riferimento, l’operatore ed il vincolo stesse nella celle corrispondenti
domanda, infatti vedremo che va specificato come primo vincolo. Nella cella A10 aggiungete la paga giornaliera di ogni dipendente, ed in A11 la paga settimanale con la formula =A10*K10, che userete come secondo vincolo del problema.
Il terzo vincolo riguarda il fatto che il numero dei dipendenti deve essere sempre uguale o maggiore di 0, e di tipo intero.

[tit:Ed ora tocca a celle e vincoli]
Aprite il risolutore. In Cella obiettivo selezionate la cella K11 ed in Cambiando le celle immettete l’intervallo I3:I8 (ovvero le celle contenenti il numero dei dipendenti).
Dato che il vostro obiettivo è minimizzare questo valore, cliccate poi su Min, nella sezione Uguale a.Fate poi clic su Aggiungi, nella sezione Vincoli.
Nella finestra Aggiungi vincolo specificate il riferimento C10:H10, con vincolo >=C11:H11.
Per aggiungere nuovi vincoli ri-cliccate sul pulsante Aggiungi.
Il secondo riferimento da specificare è I3:I8, con vincolo >=0, e il terzo I3:I8, con vincolo =int. Cliccate su Risolvi.
Dopo circa 300 tentativi, il Risolutore darà la propria soluzione, modificando direttamente sul foglio di lavoro il numero dei dipendenti per ogni turno e la loro disponibilità, per restituire il risultato che più si avvicina al vostro obiettivo.

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Il Risolutore consente anche di visualizzare in un foglio separato un rapporto riepilogativo del problema e della sua soluzione

A questo punto, se la soluzione suggerita vi soddisfa, potete mantenerla, altrimenti avete la possibilità di riportare la situazione a quella iniziale.
Pubblicato il: 26/10/2009

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