Nel considerare il 2020 come un anno che ci ha traghettato verso molte forme di "new normal", ci siamo spesso concentrati su quanto sia cambiato, dal punto di vista pratico e concreto, il modo di lavorare per molte aziende e per milioni di persone tra dipendenti e collaboratori. Passa a volte in secondo piano il fatto che il tanto evidenziato new normal sia fatto anche di modifiche importanti al modo in cui le aziende gestiscono le proprie informazioni: più il loro ciclo di vita si svolge in digitale, più è in grado di adattarsi tanto alle necessità strategiche delle aziende, tanto ad eventuali condizioni tattiche di emergenza.

"A distanza di un anno dal primo lockdown possiamo dire di aver veramente assistito ad un cambiamento senza precedenti nel modo in cui tutti noi stiamo lavorando", commenta Pierluigi Fioretti, Sales Director Document Solutions di Canon Italia. In questa evoluzione spesso forzata, l'elemento di spicco è stato "Una decisa accelerazione nei processi di digitalizzazione, la quale non era vista in maniera così prioritaria ed urgente come accade invece ora. In precedenza, si rimandava tutto quello che non rientrava nel core business, mentre ora la digitalizzazione delle informazioni e dei flussi di attività è considerata altrettanto prioritaria", spiega Fioretti.

In questo senso lo smart (o remote) working non è per le aziende solo gestire al meglio i dipendenti e i collaboratori - oggi la larga maggioranza, in futuro una quota comunque molto importante - che sono fuori dal perimetro della rete. È rivedere il flusso delle informazioni e quindi, conseguentemente, quello dei processi che le gestiscono. "Perché il lavoro sia produttivo - sintetizza Fioretti - bisogna essere in grado di analizzare i processi chiave e fare in modo che gli utenti, i collaboratori, chiunque abbia bisogno di accedere a determinate informazioni lo possa fare in maniera molto semplice e immediata. Ma sempre in modo sicuro, organizzato e strutturato... Questo è sicuramente il cambiamento più grosso che abbiamo visto nell'arco di un anno".

Come prima, molto più di prima

Ma attenzione, ricorda Canon: quella che stiamo vivendo non è una rivoluzione totale, per le aziende che si erano già preparate in passato è "solo" una accelerazione importante della loro evoluzione digitale. "Le esigenze sentite dalle imprese - sottolinea Fioretti - a mio avviso sono le stesse di prima della pandemia, è cambiato però il senso di urgenza che si dà oggi a queste esigenze. Avere la possibilità di lavorare in maniera efficiente, ovunque le persone si trovino, è qualcosa che le aziende avrebbero sempre voluto, ma anche per una questione culturale si è sempre data priorità ad altro". Metaforicamente, la pandemia ha fatto cadere diverse barriere di approccio e di metodo. Tanto che molte aziende clienti, racconta Fioretti, "hanno riconosciuto che avrebbero fatto meglio ad investire prima in processi di Digital Transformation".

Uno dei temi chiave di investimento è certamente l'ambito della workspace collaboration. "È un elemento chiave nella strategia di Canon per il futuro - sottolinea Fioretti - ma anche per le imprese utenti: unire il tema del workspace, cioè di uno spazio di lavoro che è diventato ormai 'liquido', con la collaborazione da remoto". Una unione sinergica che ha un ruolo fondamentale nella digitalizzazione delle imprese di qualsiasi dimensione.

Questo però richiede "un ecosistema di soluzioni e servizi integrati che garantisce efficienza e flessibilità, per cui indipendentemente da dove ci si trova si può tranquillamente lavorare in un contesto di grande collaborazione", spiega Pierluigi Fioretti: "Parliamo di hardware, software e servizi professionali che riescano ad integrare il mondo fisico con il mondo digitale. Oggi le organizzazioni devono avere infrastrutture integrate, in grado di dare una gestione del documento, e dei dati che questo contiene, senza soluzione di continuità né nel tempo né nello spazio".

Trasformazione senza traumi

La Digital Transformation spaventa diverse aziende, che temono di non riuscire a governarne l'approccio appunto "trasformativo". Ma nella digitalizzazione dei processi e delle informazioni è sempre possibile trovare e seguire un proprio percorso ideale. "Dal nostro punto di vista si può fare in modo che l'informazione entri rapidamente all'interno di processi digitali strutturati, e per qualunque area aziendale, utilizzando i dispositivi di printing come gateway tra fisico e digitale".
Il riferimento è all'ecosistema hardware Canon e alla sua integrazione con funzioni software specifiche a bordo, oltre che con le piattaforme cloud di output management e document management come uniFlow o Therefore. Ad esempio, "I dispositivi multifunzione ImageRunner Advance si sono evoluti tanto da essere di fatto hub attraverso cui documenti e informazioni entrano in un processo digitale. Supportando processi specifici di workflow che consentono agli utenti di accedervi ovunque si trovino, in maniera totalmente integrata", spiega Fioretti. Lo stesso vale per la gamma di device di introduzione più recente: i-Sensys X, progettata proprio per rispondere alle specifiche esigenze del new normal. "Oggi abbiamo un range di prodotti davvero molto ampio, che ci permette di soddisfare le esigenze del singolo come della grande corporation", sintetizza Fioretti.

L'integrazione stretta hardware-software-servizi avviene anche a livello di singolo dispositivo, dato che da qualche tempo Canon ha lanciato e portato avanti il concetto di Smart App. Canon ha cioè sviluppato app che vengono installate all'interno dei dispositivi multifunzione e che permettono, semplicemente premendo un tasto, di avviare processi documentali pre-ingegnerizzati. "È un sistema che sta prendendo molto piede - racconta Fioretti - anche perché ne abbiamo sviluppato verticalizzazioni specifiche che toccano varie esigenze di digitalizzazione in vari ambiti aziendali, ad esempio per la gestione del flusso passivo di fatturazione, dei documenti di trasporto o del fascicolo del personale. Tutti i documenti che devono essere gestiti in forma digitale e per i quali è possibile ingegnerizzare processi di workflow".