Havant integra AI e controlli antifrode nella gestione note spese

Havant ha annunciato un’evoluzione della piattaforma SmartEX attraverso l’integrazione di strumenti di intelligenza artificiale dedicati sia all’automazione della gestione documentale, sia al rilevamento di contenuti alterati o generati artificialmente. L’iniziativa nasce dalla collaborazione con identifAI e punta a rafforzare i controlli sulle note spese aziendali, un’area sempre più esposta ai rischi di falsificazione digitale dei giustificativi. SmartEX è una piattaforma utilizzata per la gestione dell’intero ciclo delle note spese, dall’acquisizione dei documenti fino alla contabilizzazione nei sistemi ERP aziendali. La soluzione include workflow approvativi, controlli di conformità e strumenti di governance amministrativa. 

Uno degli aspetti centrali dell’aggiornamento riguarda AI-Docs, piattaforma proprietaria di intelligent document processing integrata in SmartEX. Il sistema utilizza tecniche di intelligenza artificiale per estrarre e strutturare dati da scontrini, fatture e ricevute, superando i limiti delle tradizionali tecnologie OCR. L’obiettivo è ridurre gli inserimenti manuali, migliorare l’accuratezza delle informazioni e velocizzare le attività amministrative legate alla verifica e contabilizzazione delle spese. Parallelamente, Havant ha avviato una partnership con identifAI, startup specializzata nel rilevamento di contenuti digitali generati o manipolati tramite intelligenza artificiale. L’integrazione introduce un ulteriore livello di controllo all’interno del processo approvativo di SmartEX. Le immagini dei giustificativi caricati dagli utenti vengono analizzate automaticamente per identificare possibili segnali di alterazione o generazione artificiale. 

Con la nuova integrazione, SmartEX può classificare automaticamente una pratica come sospetta quando emergono indizi di manipolazione. In questi casi viene attivato un flusso di controllo dedicato che indirizza la verifica verso personale autorizzato. L’obiettivo dichiarato è concentrare le attività di revisione sui casi considerati più critici, riducendo controlli manuali ripetitivi e tempi di validazione. La piattaforma combina questi controlli con funzionalità già presenti, come la gestione delle policy aziendali, le verifiche di coerenza su importi e categorie di spesa e l’individuazione di duplicazioni o anomalie. L’integrazione con AI-Docs consente inoltre di rendere immediatamente disponibili i dati estratti dai documenti, facilitando confronti automatici e applicazione delle regole aziendali in modo più rapido e coerente. 

Havant sta inoltre sviluppando un’ulteriore componente di analisi comportamentale basata su AI. In questo caso, l’obiettivo non è limitarsi alla verifica dei singoli documenti ma analizzare l’intero processo di gestione delle spese per individuare pattern anomali e comportamenti non coerenti con le policy interne. Il sistema viene addestrato per identificare frequenze atipiche, combinazioni sospette e schemi ricorrenti che, considerati singolarmente, potrebbero apparire regolari ma che assumono rilevanza quando vengono osservati nel tempo. Tra gli esempi citati figurano la ripetizione di spese simili in periodi ravvicinati, l’utilizzo ricorrente di categorie soggette a limiti specifici o sequenze operative considerate anomale nei flussi approvativi.