D - Quali sono a vostro parere le motivazioni principali che portano le aziende a scegliere oggi di affidarsi ai servizi di stampa gestiti?   
R - Nelle aziende la gestione dei documenti rappresenta una importante voce di costo che va oltre le spese “visibili” e include una serie di costi nascosti come per esempio l’inefficienza causata dalla mancata disponibilità del servizio. A questo si aggiunge il fatto che le aziende spesso faticano a interconnettere le differenti tecnologie presenti negli uffici e questo ambiente frammentato non consente di gestire le informazioni in modo integrato. Con i Managed Document Services si risolvono tutte queste problematiche. Grazie alla proposta Ricoh, le aziende possono ottenere significativi risparmi e una migliore operatività, anche grazie alla consulenza che offre nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi. I nostri clienti possono contare su un unico punto di contatto e godere di grande flessibilità poiché i servizi possono essere personalizzati e aggiornati nel tempo qualora cambino le esigenze o ne nascano di nuove. I Managed Document Services di Ricoh vanno oltre il printing per includere la gestione delle informazioni, cartacee e digitali. Si parla sempre più spesso di Digital Transformation e, anche se può sembrare un paradosso, i dispositivi multifunzione Ricoh vanno in questa direzione diventando l’hub da cui transitano molti processi cartacei e digitali. I multifunzione intelligenti che proponiamo giocano un ruolo importante nell’ecosistema del Digital Workplace consentendo per esempio di archiviare documenti sul cloud o di stampare da dispositivi mobili. Un elemento che vale la pena citare è poi lo Smart Operation Panel, un pannello touch che può essere personalizzato con numerose app che semplificano le attività e i workflow. Per ampliare ulteriormente il valore offerto al mercato, Ricoh ha di recente acquisito DocuWare, un’azienda che fornisce servizi e soluzioni per la gestione dei documenti e delle informazioni. Si tratta di un’acquisizione molto importante che ci consente di supportare ancora meglio le aziende che vogliono realizzare ambienti di lavoro digitalizzati.

D - Quali sono gli ambiti primari di applicazione e quali specifici processi possono ottenere i maggiori vantaggi dall’ottimizzazione della gestione dei documenti?
R - I vantaggi dell’innovazione sono trasversali a tutta l’organizzazione. Amministrazione, Risorse Umane, Controllo Qualità e Vendite sono solo alcuni dei reparti che possono beneficiare di una gestione dei documenti e dei processi integrata e digitale. Cito come esempio di ottimizzazione il processo di gestione delle note spese che è molto dispendioso in termini di tempo sia per i dipendenti che per il reparto Risorse Umane. Ricoh propone Expense Manager, una soluzione che rende la gestione “paperless”. In pratica, i dipendenti non devono fare altro che scattare una foto dello scontrino o della ricevuta mediante il proprio smartphone oppure effettuarne la scansione dal multifunzione. Il sistema OCR estrae in automatico le informazioni e le invia alla piattaforma gestionale. La nota spese viene generata in automatico come anche i consuntivi da autorizzare e approvare. Si eliminano quindi gli inserimenti manuali e le relative inefficienze. Si tratta solo di un esempio di come la trasformazione digitale rappresenti un cambiamento importante per le aziende che vogliono innovarsi e gestire le attività in modo più efficiente e produttivo.