Nell’attuale situazione che investe l’economia mondiale il compito del credit manager è di incrementare il cash flow aziendale gestendo il processo di order-to-cash. L’incasso effettivo dai propri clienti rappresenta la conclusione fondamentale del ciclo attivo, dunque la gestione del portafoglio crediti commerciali diventa sempre più importante. Va inoltre ricordato che le banche svolgono la valutazione creditizia anche in base alla qualità del portafoglio commerciale aziendale.
Occorre dunque una vera gestione del credit management, che non si limiti alle lettere di sollecito di primo, secondo e terzo livello. È necessario individuare tempestivamente i clienti insolventi e intervenire rapidamente e professionalmente per ridurre i tempi di rientro del denaro. La prima cosa da fare è organizzare i processi interni per essere “sicuri” e “pronti”:
Il processo di credit management è caratterizzato da tre fattori:
- il tempo, non a caso uno dei suo parametri è il day sales outstanding (stima del periodo medio di recupero del credito);
- un processo efficiente che permette un’azione efficace: ottenere informazioni centralizzate, avvisi specifici e cruscotti direzionali coordinati con il business model aziendale;
- la multi-responsabilità dell’azione: la gestione del credito coinvolge vari attori sia interni (ufficio legale, collector, venditori, direzione, magazzino) che esterni (business information, società di factoring ed assicurazioni del credito, uffici legali esterni, collection agency e così via), ognuno con propri compiti.
Una strategia strutturata su questi tre fattori porta benefici immediati.
Ridurre il tempo
- Avere disponibili tutte le informazioni centralizzate sui clienti (anagrafiche, contatti, affidamenti, fatture, documenti, azioni effettuate ed azioni da compiere) diminuisce di oltre 70% il tempo decisionale ed attuativo delle attività di recupero
- La dematerializzazione dei documenti velocizza il processo di recupero, ad esempio poter inviare immediatamente via e-mail una copia della fattura ai clienti sveltisce il processo di recupero;
- Acquisire/acquistare le Pec dei propri clienti e processare solleciti di massa mirati, non solo riduce il costo dei solleciti ma velocizza anche la strategia di recupero potendo ridurre il tempo di avviamento dell’azione successiva.
Aumentare l’efficacia
- Automatizzare e controllare il processo di emissione di note di credito riduce i tempi di risoluzione di contenzioni così come essere informati tempestivamente su cambiamenti contrattuali o di condizioni di pagamento migliora l’attività di recupero;
- Possibilità di definire un affidamento cliente ed un rating che tenga conto, non solo delle informazioni aziendali o delle business information, ma anche di fidejussioni attive, delle possibili cessioni ed assicurazioni dei crediti, effettuando con questi business partner una comunicazione “on-line” delle pratiche;
- Ottenere cruscotti direzionali, Kpi specifici e simulazioni di scenari possibili oltre a stampe come ad esempio “ageing clienti –analisi per scadenze dei crediti commerciali- ad una specifica data”, “l’analisi del carico lavoro dei collector interni o esterni” o “il calcolo degli interessi di mora” semplificano l’operatività del processo.
Coordinare e controllare le multi-responsabilità
- L’utilizzo di un’architettura Web e mobile permette di poter distribuire i compiti a chi ha maggior efficacia ed ottenere informazioni sul cliente e sulle pratiche (ad esempio fornire l’accesso ad uffici legali esterni o collection agency);
- La dematerializzare del processo di creazione di un piano di rientro, dalla realizzazione del documento alla firma elettronica e l’invio attraverso canali di comunicazione come e-mail, trasforma una “incombenza” in uno strumento se ad esempio si adottano strumenti di incasso veloce come il Sepa Direct Debit;
- Schedulare reporting via e-mail, notificare stati e chattare con tutti gli attori coinvolti permette di ottenere e fornire subito l’informazione;
Formula Credit Management è la soluzione tecnologicamente innovativa per la gestione collaborativa del credito, progettato per organizzare, automatizzare e ottimizzare le azioni necessarie per la gestione del recupero, del rischio, delle dispute e fornire un supporto decisionale. Per saperne di più sulla gestione innovativa del Credit Management è possibile consultare il white paper su “come gestire il capitale circolante netto in azienda”all’indirizzo:
http://www.formula.it/it/prodotti/tesoreria/know-howtesoreria/dd_1470_1057/cash-conversion-cycle.
*Presales Manager, Gruppo Formula