Nelle aziende convivono differenti generazioni, ciascuna con le proprie caratteristiche e con un proprio modo di rapportarsi al posto di lavoro. Il
Ricoh Document Governance Index 2012 mette in luce come l’aspetto generazionale svolga un ruolo importante nel modo in cui i dipendenti lavorano oggi e lavoreranno in futuro.
La
generazione C – nata dopo il 1990 e cresciuta in un mondo caratterizzato dalla presenza diffusa della banda larga, delle reti mobili e dei social network – è destinata a cambiare il posto di lavoro del futuro, con un atteggiamento improntato alla libertà personale e alla commistione tra attività aziendali e personali nell’arco dell’intera giornata.
Tra i principali risultati emersi dallo studio:
- la generazione più giovane (generazione C) vorrebbe lavorare nell’ambito di una struttura formale nella quale poter imparare e migliorarsi. Il 24% degli intervistati tra i soggetti di età inferiore ai 25 anni suggerisce di rivedere frequentemente i ruoli e le modalità di lavoro.
- quanto appena detto è in aperto contrasto con le risposte fornite dai soggetti di età compresa tra i 48 e i 55 anni (generazione del ‘baby boom’), per i quali le revisioni più frequenti non sono prioritarie. Per questa generazione è invece importante che le aziende sviluppino una strategia documentale collegata agli obiettivi di business (29%) e che venga data alla gestione dei processi una priorità più elevata (21%).
- gli intervistati di età inferiore ai 25 anni sono stati meno propensi di tutti gli altri ad affermare che il mobile e l’home working ricopriranno una grande importanza e sono stati meno propensi di quelli di età compresa tra i 26 e i 35 anni (i cosiddetti ‘Millenials’) ad affermare che questo migliorerebbe il loro modo di lavorare oggi.
- la generazione di età compresa tra i 36 e i 47 anni (generazione X) dichiara invece che l’home working è estremamente importante.
- tutte le generazioni concordano sul fatto che la condivisione delle informazioni e la disponibilità di un accesso centralizzato alle informazioni, dovunque ci si trovi, siano due elementi oggi importanti e che resteranno tali anche nel 2015.
La sfida per le aziende sta quindi nella capacità di sviluppare una strategia di
gestione dei processi documentali che sia sufficientemente flessibile da rispondere alle esigenze manifestate da ogni generazione sul posto di lavoro. Questa strategia dovrebbe includere un programma strutturato di change management con l’obiettivo di dare ascolto a tutti i dipendenti in ogni fase del percorso.
Le imprese in grado di controllare la gestione dei processi documentali riusciranno ad avere successo in un contesto sempre più globale e in rapida evoluzione, ma per farlo devono mantenere i dipendenti al centro di ogni decisione. Dopo tutto, l’introduzione di una nuova modalità di lavoro dipende da loro.