Fino a oggi, Office 365 è stata interpretata come l'estensione SaaS della suite di produttività di Microsoft. L'arrivo di Office 2016, invece, mostra in modo chiaro come il ruoli debbano essere invertiti.
Disponibile su ogni tipo di terminale, il prodotto cloud offre alle imprese un mondo in cui l'utente connesso può lavorare online e gestirsi le proprie attività muovendosi da un terminale all'altro senza alcuna differenziazione. In assenza di connessione, non si perde nulla, poiché i documenti sono registrati all'ultimo salvataggio. E tutto si sincronizza automaticamente alla successiva riconnessione. Grazie al modello SaaS, Microsoft può arricchire il prodotto aggiungendo nuove funzioni che appaiono automaticamente, senza alcun intervento da parte dell'utente. Per gli abbonati, gli aggiornamenti avvengono in modo naturale, senza passare per processi spesso complessi di migrazione.
Queste caratteristiche diventano oggi proprie anche di Office 2016, che quindi lei eredita dalla versione online. Ad esempio, Outlook 2016 riprende la tecnologia Clutter, un insieme di algoritmi capace di apprendere le abitudini dell'utente, per capire quali messaggi siano di maggior interesse e fornire un'assistenza più personalizzata. I messaggi regolarmente non letti che provengano da uno stesso soggetto saranno allocati nella cartella Clutter.
Office 2016 si arricchisce anche con Skype for Business e integra il principio dei gruppi di utenti derivato da Office 365. Questi ultimi sono condivisibili da tutte le applicazioni, allo scopo di creare team privati o pubblici che possano condividere file via cloud, caselle, agende o altro.Un occhio di riguardo è stato posto anche al tema della collaborazione. La coedizione, anch'essa mutuata da Office 365, permette a un utente di visualizzare in tempo reale le modifiche apportate da un altro, con il quale viene condiviso un documento. È anche possibile interagire via Skype utilizzando OneDrive come spazio di memorizzazione comune.
La versione SaaS della suite si è a propria volta arricchita con caratteristiche come l'applicazione mobile Outlook Groups, che rende possibile la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di file con un solo click sui contatti selezionati anche senza che il destinatario possegga una copia di Office 2013.Con il servizio di gestione dei progetti Planner, gli utenti possono pianificare eseguire la realizzazione di task realizzati da gruppi di utenti, condividere file, discutere in tempo reale o differito, organizzare brainstorming interattivi e altro ancora.
Infine, Microsoft comunica ai propri utenti in cloud la roadmap dei prossimi aggiornamenti e degli sviluppi in corso. Gli amministratori, così, possono beneficiare di una visibilità dettagliata sulle nuove funzionalità.