La gestione dei documenti e delle informazioni sembra essere una delle aree IT più dinamiche e maggiormente sotto i riflettori delle aziende, anche in considerazione della crescente necessità di gestire in maniera integrata contenuti strutturati e non. Molte aziende si focalizzano però esclusivamente sull’ottimizzazione delle attività di stampa trascurando di prendere in considerazione i processi connessi alla creazione e alla distribuzione dei documenti. 
Passare da una semplice gestione dei sistemi di stampa ad una ottimizzazione documentale in tutta l’azienda significa:

• Trasparenza e automazione dei flussi di lavoro
• Riduzione dei costi grazie a maggiore efficienza nei processi di creazione, stampa e distribuzione dei documenti
• Tracciabilità, contabilizzazione e reportistica dei processi
• Digitalizzazione dei documenti semplificata
• Maggiore sicurezza dei documenti e delle informazioni

La soluzione Managing Enterprise Output (MEO) messa a punto da Ricoh permette di collegare tutti i processi di creazione e distribuzione dei documenti (prodotti sia negli uffici sia nei centri stampa aziendali) ad un flusso di lavoro centralizzato. MEO migliora la gestione dei documenti da qualsiasi fonte essi provengano (applicazioni pc, sistemi ERP, dispositivi portatili, e-mail, mainframe, scanner…) e la loro distribuzione attraverso molteplici canali quali stampa, e-mail e web.
I documenti vengono quindi gestiti in maniera integrata, indipendentemente dalla piattaforma che li ha creati e dal canale mediante il quale vengono distribuiti.  
La soluzione è modulare e consente di:
• Collegare tutti i processi di distribuzione documentale ad un unico flusso di lavoro centralizzato
• Migliorare i controlli su stampanti, richieste di documenti, volumi e costi
• Gestire la distribuzione dei documenti prodotti da sistemi ERP, mainframe o altre piattaforme host
• Convertire o trasformare dati o documenti in qualsiasi formato
• Inviare documenti in più formati attraverso più canali quali stampa, e-mail, dispositivi portatili e web
• Uniformare differenti flussi di lavoro e razionalizzare i print server, con conseguente riduzione dei costi IT
• Indirizzare i lavori di stampa al dispositivo o al sistema di stampa più adatto e conveniente secondo regole precedentemente definite
• Migliorare la sicurezza dei dati, la tracciabilità e la governance
• Permettere ai lavoratori fuori sede di inviare ordini di stampa ad un sistema centrale, con conseguente riduzione dei costi per un provider di stampa esterno
• Ridurre gli sprechi ed il magazzino con servizi di stampa a richiesta (print on demand)
• Reindirizzare i lavori al centro stampa per non congestionare le stampanti negli uffici e aumentare la produttività del personale.