Ricoh mette in evidenza le aree in cui le aziende dovrebbero investire per migliorare quei processi documentali che, se non correttamente gestiti, possono causare rischi per il business.
Alla base di queste considerazioni vi è il white paper di IDC “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”.
Da questo report, sponsorizzato da Ricoh, emerge come le aziende non stiano effettuando investimenti sufficienti per mitigare i rischi connessi alla gestione documentale. La ricerca ha analizzato 23 tipologie di processi basati su documenti.
Tra le aree su cui Ricoh consiglia di focalizzarsi vi sono:

● business continuity/risk assessment
● monitoraggio e controllo dei processi di business
● compliance

Sempre secondo il white paper, la ‘semplice’ eliminazione della carta non porta a un aumento dell’efficacia dei processi poiché questo dipende in realtà dalla loro reingegnerizzazione, un aspetto che le aziende tendono erroneamente ad affidare al personale interno.
Si legge nel white paper di IDC sponsorizzato da Ricoh: “In generale, quanto più i processi sono inefficienti, tanto meno le aziende investono per migliorarli. I processi che presentano criticità e comportano rischi meritano invece maggiore attenzione da parte delle organizzazioni così da minimizzare le minacce alla sicurezza”.   Oltre la metà del campione d’indagine è consapevole del fatto che se la propria azienda riuscisse a ottimizzare i processi documentali in un’ottica di compliance e di risk management otterrebbe notevoli benefici. Tra i principali: miglioramento della sicurezza delle informazioni e della business continuity, maggiore controllo dei processi, gestione più semplice della compliance.

I servizi di Ricoh che consentono alle aziende di raggiungere questi obiettivi sono strutturati in differenti fasi:
● analisi della situazione di partenza
● progettazione del servizio e definizione dei Key Performance Indicator
● implementazione della nuova infrastruttura in base agli obiettivi di business e alle esigenze del cliente
● attività di change management 
“Per le organizzazioni è importante mantenere un approccio end-to-end e comprendere in dettaglio quali siano le aree di miglioramento. Questo è possibile affidandosi a partner con competenze ed esperienza nell’ambito dell’ottimizzazione dei processi” commenta Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing Group/Services Business Center. “Specialmente nel caso in cui si tratti di processi in qualche modo legati alla compliance o al risk management, è ancora più importante per le aziende effettuare investimenti in questi ambiti e monitorarli nel tempo in un’ottica di miglioramento continuo. Dalle nostre ricerche emerge come in molti casi questo non avvenga e per questo consigliamo alle organizzazioni di investire fin da ora nell’ottimizzazione dei processi prima che la sicurezza delle informazioni venga compromessa”.  

L’eliminazione della carta migliora l’efficienza? Non è detto. La ricerca mette in evidenza come, contrariamente a quanto si potrebbe pensare, l’automazione dei flussi di lavoro non si traduca sempre in una maggiore efficienza. Un’alta percentuale dei processi di business (30%-40%) è ancora basata su documenti cartacei oppure integra workflow in parte cartacei e in parte digitali. Si legge nel white paper: “Molti processi digitalizzati sono comunque inefficienti. Questo sfata il mito secondo il quale per ottimizzare i processi sia sufficiente eliminare la carta. Per conseguire un miglioramento significativo è necessario effettuare a monte un’analisi dei processi e delle loro caratteristiche”.  

MDS: oltre la tecnologia
Dalla ricerca emerge inoltre come le aziende commettano l’errore di affidare la reingegnerizzazione dei processi al personale interno e di contare troppo sulla tecnologia. “La riprogettazione dei processi richiede esperienza e una prospettiva ‘dall’esterno’. La tecnologia da sola non basta e può addirittura peggiorare la situazione ‘bloccando’ le inefficienze all’interno dei processi.  
Ricoh è convinta che affidarsi a un partner con esperienza nella reingegnerizzazione dei processi garantisca una prospettiva ampia. Il partner si fa carico di tutte le attività per le quali le aziende dovrebbero altrimenti investire tempo e risorse interne. Ricoh lavora a stretto contatto con il cliente per aumentare la sicurezza delle informazioni e fare in modo che esse siano disponibili per gli information worker al momento giusto e nel formato corretto, senza che questo comporti alcun tipo di rischio.   “Dalla ricerca risulta chiaro come non basti un’intuizione per migliorare i processi”, afferma Kato. “Ci sono molti rischi nascosti e le soluzioni richiedono un’analisi più approfondita di quanto si possa pensare. Le aziende possono contare sulle best-practice integrate nei Managed Document Services (MDS) di Ricoh, grazie ai quali le organizzazione di tutto il mondo stanno ottenendo risultati importanti”.  
Gli MDS di Ricoh rappresentano un’evoluzione dei Managed Print Services e consentono di gestire tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti: input, processing e output. Questi servizi migliorano i workflow focalizzandosi su persone, processi, tecnologie e innovazione per creare una ottimizzazione continua.