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Ricoh, la governance documentale è sottovalutata

Sebbene attualmente la spesa europea per la gestione dei documenti superi un totale stimato di 14 miliardi di Euro l’anno soltanto il 39% ha adottato una strategia per la governance documentale. C'è ancora poca attenzione al problema nella sua interezza; ciò causa un impatto diretto sulla redditività e performance aziendali. I risultati di una ricerca Ricoh.

Autore: Redazione ImrpesaCity

Anche se l’attuale contesto economico spinge i vertici aziendali a razionalizzare i processi, molte aziende non effettuano alcun controllo sulle attività di stampa, fotocopiatura e trasmissione fax, e nonostante la diffusa consapevolezza dei vantaggi immediati della governance documentale, gran parte delle aziende europee non ha ancora adottato una strategia in tal senso. Sottovalutandone le implicazioni, queste aziende rischiano di perdere opportunità concrete di incrementare l’efficienza e accrescere la produttività, riducendo l’impatto ambientale e migliorando la sicurezza. Occorre prestare più attenzione a quest'area spesso trascurata, sensibilizzando i vertici aziendali affinché si impegnino in prima persona in tal senso e attuando una governance documentale strutturata nel breve e nel lungo periodo.
In Europa sono quindi molte le organizzazioni che trascurano la governance documentale con conseguenze dirette su redditività e performance delle rispettive aziende. E’ ciò che emerge dall’indagine Ricoh Document Governance Index di Ricoh, condotta da Coleman Parkes Research (311 interviste a responsabili per la gestione documentale “di medie e grandi aziende nei settori di Servizi finanziari, Servizi professionali, Servizi pubblici e Telecomunicazioni, Aziende di servizi e Media di Belgio, Francia, Germania, Italia, Olanda, Spagna, Regno Unito e Irlanda) da cui risulta che, sebbene attualmente la spesa europea per la gestione dei documenti superi un totale stimato di 14 miliardi di Euro l’anno (alcune aziende spendono anche fino  5% del fatturato annuo) soltanto una percentuale di poco superiore a un terzo delle imprese (il 39%) ha adottato una strategia per la governance documentale al fine di gestire in modo efficace questa importante area di business. E’ opinione comune invece che solo mediante la defizione e adozione di una precisa strategia di governance documentale, o affidando a terzi la gestione di queste attività, si possono rendere più semplici i processi aziendali, ottenendo vantaggi significativi sia a breve che a lungo termine, come la riduzione dei costi e dell'impatto ambientale, l'incremento della sicurezza e un’allocazione più efficace delle risorse.
Sebbene il 77% dei top manager riconosca che una migliore governance documentale si tradurrebbe in significativi risparmi di costi, in realtà questo processo ha ancora una valenza tattica, più che strategica, si attua in modo sporadico e non strutturato. Solo il 38% degli intervistati, infatti, analizza “talvolta” i costi, mentre ben il 17% non effettua alcun controllo. Se si tiene conto che, in base all’esperienza di Ricoh, le aziende possono ridurre i costi anche del 30%, ne risulta che molte aziende stiano perdendo oltre all’opportunità di risparmiare anche quella di incrementare la produttività del personale e ridurre l’impatto ambientale
Una governance la cui responsabilità è frammentata e decentrata; è questa un’altra evidenza dell’indagine. Non vi è una funzione specifica che se ne faccia carico in modo esplicito. Lo testimonia il fatto che nelle aziende intervistate i responsabili della governance documentale sono molteplici tanto che il 57% ne affida la responsabilità ai singoli dipendenti. Secondo il 61% degli intervistati, invece, la responsabilità, almeno parziale, spetta ai manager dei vari reparti.
La soluzione più efficace, a detta di Ricoh, consiste nell’adottare un approccio centralizzato alla governance documentale, definendo processi formali per gestire e monitorare questa attività, in base alle specifiche esigenze dell’azienda. Si determina in questo modo una strategia semplificata per la gestione documentale, che incrementerà la produttività e consentirà ai manager di concentrarsi sulle loro attività primarie, dando un miglior contributo agli obiettivi di business dell’azienda.Quando si parla di documenti, si riscontrano spesso delle inefficienze; generalmente si tratta di situazioni risolvibili con facilità e le competenze di Ricoh consentono di proporre soluzioni ad elevato valore aggiunto, garantendo incrementi della produttività e della sicurezza, miglioramento dei flussi di lavoro e soddifazione delle esigenze documentali dei singoli reparti aziendali”.   
Pubblicato il: 13/10/2009

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