L'evoluzione di Siav verso la gestione dei processi documentali

L'evoluzione di Siav verso la gestione dei processi documentali

Dopo 25 anni di storia, l'azienda padovana si sta ora aprendo a nuovi sviluppi, per rafforzarsi nell'ambito dell'Enterprise Content Management.

di: Roberto Bonino del 10/06/2015 09:20

Enterprise Management
 
Siav è un'azienda che vanta ormai un venticinquenne di storia nel mondo dell'information technology, avendo storicamente un'esperienza specifica nel campo della gestione documentale. L'attenzione costante allo sviluppo interno di prodotti e soluzioni ha portato la realtà padovana a entrare, alcuni anni siav-alfieri-voltan-pp.jpgfa nel quadrante di Gartner per l'Enterprise Content Management, un segmento nel quale l'azienda detiene il 20% di quota di mercato. Per comprendere quale sia stato il percorso evolutivo della società (che oggi conta su oltre 3000 installazioni e un fatturato di oltre 15 milioni di euro) e quali siano oggi le prospettive di sviluppo, abbiamo intervistato il fondatore e presidente di Siav, Alfieri Voltan.  

Che cosa vi ha portato a diventare una delle principali realtà italiane nel campo dell'Enterprise Content management, considerando che questa definizione è diventata di attualità solo da pochi anni, mentre Siav opera sul mercato da 25 anni, a partire dall'archiviazione documentale?

Alla base c'è un impegno sempre molto forte e a questo si aggiunge una propensione elevata all'innovazione, come dimostra in passato lo sviluppo del primo software italiano per la lettura dei caratteri manoscritti oppure l'invenzione della ricetta medica così come la vediamo ancora oggi. Inoltre abbiamo sempre investito molto sulle competenze. Il percorso aziendale è stato sempre caratterizzato da questi elementi, già a partire dai primi anni di esperienza, quando siamo passati dalla lettura all'archiviazione ottica e da lì alla gestione integrata dei processi documentali in azienda. Oggi siamo in grado di fornire soluzioni per l'automazione completa dei workflow, in linea con i dettami normativi che stanno progressivamente sostituendo il documento elettronico a quello cartaceo, a partire dalla Pubblica Amministrazione. 

Seguendo quest'onda, quali sono i passi evolutivi che stanno caratterizzando l'azienda in questa fase?

Di recente abbiamo avviato, in ambito europeo, un nuovo progetto in collaborazione con le università di Padova ed Eindhoven. Si tratta di elaborare nuovi algoritmi nell'ambito del cosiddetto process mining e della social network analysis. In pratica, elaborando anche grandi quantità di file di log che vengono memorizzati sui sistemi informatici, siamo in grado di analizzare e ricostruire i workflow, individuare colli di bottiglia o ridondanze e prevedere come andrà a finire. Sul fronte social, invece, possiamo esaminare come interagiscono fra loro gruppi aziendali per capire come migliorare l'organizzazione interna, individuando i leader, le dinamiche di interazione e i comportamenti dei singoli soggetti. Seguendo il ciclo di vita dei documenti, oggi, siamo in grado di determinare come un'azienda lavora e dove può migliorare. 

Quali sono gli elementi differenzianti della proposta Siav rispettosa ai grandi nomi multinazionali della gestione documentale, ma anche a confronto con gli altri specialisti nati e cresciuti in Italia?

La piattaforma che noi abbiamo creato e perfezionato negli anni nasce dalle concrete esigenze dei nostri clienti. Molto spesso il nostro interlocutore è l'utente finale, per esempio chi opera negli uffici amministrativi o di protocollo. In questo modo, la soluzione che proponiamo assume una fisionomia estremamente verticale e tarata sull'immediatezza di utilizzo, tant'è vero che per partire non occorre investire più di tanto nella formazione del personale operativo. I competitor multinazionali, invece, forniscono un semilavorato, che poi richiede ulteriore lavoro per essere adattato al lavoro quotidiano. Indubbiamente, esiste anche una consistente offerta di origine nazionale, ma anche in questo contesto noi ci differenziamo per la competenza specifica che possiamo offrire ai clienti e una dimensione critica certamente superiore.  

Per un'azienda come la vostra, che da tempo ha affiancato all'offerta on premise anche quella in outsourcing, come sta procedendo l'adattamento alla naturale evoluzione verso il cloud computing?

Non abbiamo spinto troppo in questa direzione, perché la gestione documentale è un tema sensibile per le aziende e, quindi, esiste una naturale resistenza all'esternalizzazione estrema. Siamo in grado di soddisfare richieste specifiche, mentre con il nostro data center lavoriamo soprattutto in logica Asp, con adeguati servizi di personalizzazione. Solo in questa forma, notiamo una crescita della domanda, soprattutto da parte di aziende medio-grandi. 

Nel percorso di crescita che ha caratterizzato la vostra azienda, quali sono i filoni con andamento più positivo e destinati a connotare il business anche nei prossimi anni?
Operiamo in un mercato con un potenziale di crescita ancora interessante, perché numerose realtà non si sono ancora dotati di strumenti di gestione dei processi documentali, non hanno aggiornato la conservazione sostitutiva oppure tendono a spostare in outsourcing alcune attività. Inoltre, dobbiamo registrare un'ascesa ancora piuttosto lenta della diffusione degli strumenti di workflow management e questo ci apre interessanti opportunità. Di recente, abbiamo trasformato in prodotto quello che era nato come un processo per la creazione e gestione automatizzata e digitalizzata delle note spese aziendali, che Menarini ha adottato risparmiando 300mila euro all'anno di soli francobolli, oltre a ridurre il personale dedicato. Anche questi sviluppi verticali dovrebbero consentirci di mantenere un andamento positivo nei prossimi anni.
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