Dai Big Data ai Bigger Data. E’ questa l’ulteriore sfida a cui sono chiamate a rispondere oggi le aziende.
“Il processo di trasformazione digitale delle aziende è in atto e sta avvenendo con molta velocità ma accanto alla gestione e all’analisi dei dati digitali per ricavare informazioni utili per il business oggi le aziende si trovano di fronte a un problema ancora più delicato: la gestione e la digitalizzazione dei documenti cartacei presenti in azienda, fenomeno che prende il nome di Bigger Data”, così David Mills, Chief Operating Officer di Ricoh Europe, ha presentato alla stampa una recente ricerca commissionata da Ricoh Europe (condotta da Coleman-Parkers Research a maggio-giugno del 2013) proprio per evidenziare le opportunità che derivano dall’adotattare una strategia di digitalizzazione dei Bigger Data nelle aziende.
Un fenomeno noto alle aziende che però non è ancora stato affrontato al meglio e nella sua interezza. Tra le principali evidenze messe in luce dalla ricerca, infatti, emerge che i responsabili aziendali sono consapevoli dell’importanza dei documenti cartacei per le strategie di business e l’87% è convinta del fatto che la digitalizzazione migliorerebbe i processi aziendali. Inoltre, il 56% dei leader delle aziende italiane ritiene che digitalizzando le informazioni si otterrebbe un risparmio tra il 5 e il 20% del fatturato. Di questi, il 35% stima tra il 5 e il 10% di risparmio, mentre per il 21% la percentuale si attesta tra l'11 e il 20%. 
“I responsabili aziendali sono sotto pressione e devono riuscire a prendere le decisioni corrette affinché la propria azienda riesca a rimanere competitiva nell’attuale contesto di mercato. Si rendono conto che la questione dei Big Data va ben oltre la grande quantità di informazioni digitali esistenti e riguarda i documenti cartacei contenenti dati importanti per il business.A seguito dei cambiamenti guidati dalle tecnologie, infatti, molti dati aziendali alla base dei processi decisionali in aree quali finanza, marketing e vendite sono rimasti intrappolati negli archivi. Attraverso la dematerializzazione di questi documenti le organizzazioni possono accedere a un bacino informativo più ampio ed esteso. Siamo entrati nell'era dei Bigger Data e la capacità di accedere facilmente alle informazioni, digitali o fisiche, è essenziale per le organizzazioni che vogliono effettuare il passaggio al digitale e promuovere la crescita aziendale. In Ricoh crediamo che la digitalizzazione delle informazioni renda i processi decisionali più efficaci”, ha sottolineato Davide Oriani, Ceo di Ricoh Italia.
La digitalizzazione dei dati e delle informazioni, però, è una trasformazione che non è ancora stata interiorizzato da tutte le aziende. La ricerca, infatti, evidenzia, che oltre un terzo delle aziende ha ancora informazioni conservate solo su carta. Una situazione che ha ripercussioni negative non solo sul decision-making aziendale ma anche sulla produttività e sui profitti. Oltre un terzo degli intervistati dichiara che la propria azienda utilizza troppo tempo nella ricerca di informazioni contenute in documenti cartacei. Per non parlare degli elevati costi per la gestione dei dati disseminati negli schedari, nei magazzini e negli archivi personali dei dipendenti.
L’importanza del trattamento dei Bigger Data, però, emerge sempre di più, come mostra la ricerca. I leader aziendali si stanno sempre più rendendo conto dell’importanza del fenomeno Big Data e allo stesso tempo sono anche consapevoli del valore che giace inespresso nelle informazioni cartacee. L’85% del campione afferma che la propria azienda avrebbe potuto imparare dalla recessione precedente per ridurre l'impatto di quella attuale se fosse riuscita ad accedere ai dati storici in modo più semplice e veloce. Di conseguenza, tre quarti delle aziende è impegnata nella digitalizzazione di tali dati. Un'enorme opportunità per le aziende iT che hanno scelto di accompagnare le organizzazioni in questo viaggio. La carta, inoltre, continua a regnare sovrana in alcune aree quali Risorse Umane, Finanziario e Acquisti e anche i requisiti normativi richiedono che alcune tipologie di documenti stampati, per esempio le cartelle cliniche, siano conservate per un lungo periodo di tempo.
Ciò nonostante la dematerializzazione sta imponendosi come una priorità aziendale per molte organizzazioni: il 39% del campione si dice convinto che questi dati saranno completamente digitalizzati entro i prossimi tre anni.
La ricetta Ricoh per gestire al meglio i Bigger Data è esposta da David Mills: “Il primo passo da compiere per gestire i Bigger Data è dipanare il mistero che li circonda. C'è infatti un solo risultato che conta veramente: migliorare le relazioni con i clienti. Questo obiettivo si raggiunge raccogliendo, analizzando e gestendo le informazioni importanti per fornire un migliore servizio ai clienti e fidelizzarli nel lungo periodo. Le informazioni aziendali importanti esistevano già molto prima del boom dei Big Data e per questo è importante guardare ‘oltre’ le informazioni digitali. Importanti informazioni e dati storici, contenuti in documenti stampati, possono aiutare ad avere un quadro più completo e saranno fondamentali per le aziende nel futuro. La crisi economica ha dimostrato che per le organizzazioni è importante avere una visione a 360° del contesto in cui operano. Per questo è necessario che le aziende raccolgano tutte le informazioni critiche per acquisire vantaggio competitivo e migliorare i processi decisionali in futuro”. 

[tit:Il delicato ruolo del Cio e l’attività di Ricoh in Italia]
Secondo Mills affinché le aziende comprendano appieno il valore della gestione del Bigger Data, è di fondamentale importanza avviare un processo culturale forte, di sensibilizzazione sul tema. Un compito che coinvolge in prima persona il Cio, chiamato oggi a ricoprire un ruolo sempre più delicato. E come si pongono proprio i Cio, i responsabili dei sistemi informativi di fronte alle nuove sfide poste dalla trasformazione digitale? Sono pronti ad affrontarle? La riposta arriva da una recente ricerca Ricoh che rivela che la maggioranza dei responsabili aziendali (83%) è convinta che i Cio siano pronti a guidare la trasformazione digitale, ma non godono della piena legittimazione per farlo e per cambiare le attività da cui dipende la crescita del business. Non riescono quindi a farsi promotori del cambiamento: solo il 9% ritiene infatti di avere una certa influenza in questa area.
Un ruolo in trasformazione quello a cui è chiamato a ricoprire il Cio moderno che ha la possibilità di analizzare le modalità di lavoro tradizionali per innovarle ottimizzando così i processi. "Il Cio può veramente assumere un ruolo strategico delineando la strategia digitale da seguire e favorendo la crescita dell'azienda, a patto che abbia a disposizione gli strumenti necessari e sia coinvolto nei processi decisionali. A loro i responsabili aziendali chiedono di avere una significativa esperienza di marketing, conoscenze tecnologiche adeguate e competenze in merito ai processi di business", sostiene Mills. 
La situazione attuale mostra che oggi i progetti di “digital trasformation” sono gestiti dal Cto e dal Cio (43%) e in seconda battuta dal Ceo (nel 30% dei casi). Tuttavia, se si considerano solo i responsabili dei sistemi informativi, essi fungono da leader esclusivamente nel 21% dei casi. Per non dire che il Cio fa parte del consiglio di amministrazione in meno della metà delle aziende del campione (46%).
Da parte sua Ricoh vuole porsi accanto alle aziende nel processo di trasformazione digitale giocando la carta della leadership che la contraddistingue da anni.
Una realtà di 75 anni, che opera a livello mondiale con un organico di 1.700 dipendenti, ponendosi oggi nel mercato della gestione documentale con una visione sempre più orientata ai servizi.
In Italia il Gruppo, con un fatturato pari a 326 milioni di euro, un organico di 1.000 persone (800 dipendenti e 200 collaboratori) e 9 filiali, conta 33 mila clienti e gestisce circa 155 mila attrezzature di stampa. “In Italia le aziende stanno muovendosi verso la digitalizzazione. Lo testimonia il fatto che abbiamo attivato molti contratti in questa direzione. E nell’affiancare le aziende nel loro percorso di trasformazione digitale Ricoh vuole giocare la carta della propria leadership nei servizi offerti,quella della credibilità raggiunta fino ad oggi”, ha concluso Oriani.